Договір компенсації чи оренди: вплив на фінрезультат та оподаткування

Оренда авто є більш передбачуваною в оподаткуванні, тоді як компенсація гнучкіша, але потребує обов’язкового й більш ретельного аналізу кожної витрати; тому вибір залежить від того, чи готові ви до більшої варіативності та можливих нестабільностей, чи віддаєте перевагу захищенішій моделі через договір оренди.

Договір оренди автомобіля з працівником. Податкові наслідки. Орендна плата є доходом працівника: оподатковується ПДФО 18% і ВЗ 5%. ЄСВ не нараховується, бо це цивільно-правові відносини, а не трудові.
ПДВ немає (фізособа не є платником ПДВ).

Документи. Потрібні: договір з нотаріальним посвідченням, акт приймання-передачі, облік авто на позабалансовому рахунку 01. Витрати на оренду та експлуатацію списуються на 91/92/93/94.

Переваги. Чітка й передбачувана модель для податкових органів.

Недоліки. Нотаріальне посвідчення - додаткові витрати. Слід чітко прописати, хто робить ремонти, інакше виникає дохід у працівника (особливо щодо капремонту).

Більш детально розглядалося дане питання у статті https://7eminar.ua/news/2074-orenda-avtomobilya-u-pracivnika-oblik-i-opodatkuvannya

Компенсація за використання власного автомобіля (ст. 125 КЗпП). У випадку компенсації за використання працівником власного автомобіля ключовим елементом є наявність затверджених норм витрат, адже саме вони підтверджують компенсаційний характер виплат. Наказ керівника про затвердження норм - це базовий документ, на який посилатиметься підприємство при виплаті компенсації.

Попри те, що компенсація встановлюється на підставі ст. 125 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n732, вона все одно вважається оподатковуваним доходом, з якого утримуються ПДФО 18% та військовий збір 5%, але не нараховується ЄСВ - це прямо передбачено Переліком №1170. Водночас відсутність норм або відсутність підтвердження їх обґрунтованості може поставити під сумнів сам факт компенсації. У такому разі виплату можуть розцінити як додаткове благо, що вже є базою для ЄСВ (додаткові 22%). Саме така ситуація виникає, коли норми не затверджені або не доведено, що вони визначають реальні витрати працівника.

Процедура визначення норм витрат палива однакова як для власного, так і для орендованого авто - їх потрібно затвердити внутрішнім розпорядчим документом керівника. Нормативів, обов’язкових для застосування, сьогодні не існує. Старі державні норми (Наказ №43) скасовані, а нові документи - Методичні рекомендації та Базові норми ДП «ДержавтотрансНДІпроект» - мають виключно рекомендаційний характер.

Отже, підприємство може розробити власні норми за результатами вимірювань; використати базові норми або Методичні рекомендації; замовити індивідуальні норми в ДП «ДержавтотрансНДІпроект».

У будь-якому разі норми почнуть діяти лише після затвердження наказом керівника.

Зазвичай компенсація використання авто та порядок її нарахування оформлюються договором або внутрішнім положенням, а кожен випадок - заявою працівника та наказом начальника. При цьому важливо розмежувати: компенсація має стосуватися самого факту використання авто, а не окремого відшкодування вартості пального. Окреме відшкодування пального - навіть за нормами - податківці розцінюють як додаткове благо, яке є частиною оплати праці й підлягає оподаткуванню ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!