Ситуація з поверненням обладнання: бухгалтерський облік та оформлення документів

Вважаємо, що в такій ситуації необхідно документально зафіксувати відмову від приймання товару з технічних причин, щоб підтвердити господарську доцільність витрат на транспортування

На нашу думку, у ситуації, коли ТОВ 1 доставило обладнання, але ТОВ 2 відмовилося його приймати через невідповідність технічним вимогам (наприклад, кут встановлення), слід оформити відмову офіційно. Це можна зробити у вигляді акта про відмову у прийманні товару, де зазначити причини відмови (технічні характеристики, неможливість монтажу тощо), підписаного обома сторонами.

Якщо товар повертається на доопрацювання без факту постачання, то господарська операція ще не завершена, а тому включення витрат на перевезення до витрат можливо лише за наявності підтвердження реального факту господарської діяльності – тобто, що поїздка не була «холостою», а мала економічну доцільність.

Також вважаємо, що у супровідних документах або пояснювальних листах варто окремо зазначити, що відмова ТОВ 2 у прийманні продукції не пов’язана з виробничим браком чи помилкою працівників ТОВ 1, а є наслідком виявлення технічних обмежень або неузгоджених параметрів, які проявилися лише під час фактичної спроби встановлення обладнання.

Це дозволить уникнути кваліфікації цієї ситуації як внутрішнього виробничого браку, за який мала би нести відповідальність фізична особа або підрозділ. Якщо ж буде встановлено, що причина повернення – саме виробничий дефект, тоді доцільно провести службове розслідування, визначити винних і покласти на них витрати (наприклад, через наказ про відшкодування).