Як правильно утилізувати старі бухгалтерські документи організації

Ні, просто знищити всі документи 20-річної давнини не можна. Законодавство вимагає дотримання чіткої процедури, яка включає перевірку строків зберігання, створення експертної комісії, складання акта на знищення та, що найважливіше, його обов'язкове погодження з державною архівною установою. Знищення документів без дотримання цієї процедури є порушенням.

Процедура знищення документів регулюється одночасно Податковим кодексом та законодавством про архівну справу. Необхідно виконати кілька обов'язкових кроків.

Крок 1. Перевірка строків зберігання
Перш за все, потрібно переконатися, що мінімальні строки зберігання документів минули. Для цього слід керуватися двома основними нормативними актами, обираючи довший зі строків:

Податковий кодекс України (ПКУ):

1825 днів (5 років) — для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов'язаних зі сплатою податків (Податковий кодекс України, п. 44.3.2 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110).
1095 днів (3 роки) — для решти документів, на які поширюються вимоги ПКУ (Податковий кодекс України, п. 44.3.3). Відлік строку за ПКУ починається з дня подання звітності, для якої використовувалися документи.
Перелік типових документів №578/5:

Цей перелік встановлює мінімальні строки, які не можна скорочувати. Відлік починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5, п. 1.7, п. 2.10 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text).
Важливо: Для деяких документів встановлено значно довші строки. Наприклад, документи про нарахування заробітної плати (відомості, розрахунки) зберігаються 75 років.
Оскільки вашим документам 20 років, строки зберігання для більшості з них (наприклад, звичайних первинних документів) вже сплинули. Однак документи, що стосуються зарплати та особового складу, знищувати категорично заборонено.

Крок 2. Створення експертної комісії (ЕК)
Керівник вашої громадської організації має видати наказ про створення постійно діючої експертної комісії. До її складу залучають фахівців (наприклад, бухгалтера, відповідального за діловодство). Завдання комісії — провести експертизу цінності документів, що підлягають знищенню.

Знищувати документи без попередньої експертизи їхньої цінності заборонено (Перелік типових документів... № 578/5, п. 2.13).

Крок 3. Складання Акта про вилучення для знищення
За результатами експертизи комісія складає «Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду». Форма цього акта наведена у Додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів..., затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

До акта включають лише ті справи, строк зберігання яких закінчився до 1 січня року, в якому складається акт.

Крок 4. Погодження Акта в архівній установі
Це ключовий етап. Схвалений експертною комісією акт необхідно подати на розгляд та погодження до експертно-перевірної комісії (ЕПК) відповідної державної архівної установи або архівного відділу міської ради за місцем реєстрації вашої організації.

Крок 5. Затвердження Акта та фізичне знищення
Лише після отримання погодження від архівної установи керівник організації затверджує акт. Після цього документи можна фізично знищити: спалити, подрібнити шредером або передати до організації із заготівлі вторинної сировини. Факт передачі на утилізацію фіксується в акті із зазначенням дати, ваги та номера накладної.

Раді допомогти, звертайтесь ще!