Оформлення отримання IT техніки як подарунка: податкові нюанси

Безоплатна передача старої IT-техніки співробітникам оформлюється як подарунок (додаткове благо). Для цього потрібні: наказ керівника, заява працівника, акт оцінки ринкової вартості та акт приймання-передачі.

Податок на прибуток: Витрати компанії дорівнюватимуть залишковій (балансовій) вартості техніки.
ПДВ: Податкові зобов'язання нараховуються на залишкову вартість техніки. Якщо техніка повністю замортизована (залишкова вартість = 0), ПДВ не виникає.
ПДФО та Військовий збір: Податки утримуються з працівника. Базою є ринкова вартість техніки. Компанія виступає податковим агентом і утримує ці суми із зарплати працівника.

Операція з безоплатної передачі техніки працівникам є господарською операцією, яка вимагає належного документального оформлення та має чіткі податкові наслідки для обох сторін.

1. Документальне оформлення
Для прозорого та юридично коректного оформлення операції рекомендується підготувати такий пакет документів:

Наказ (розпорядження) керівника. У наказі слід зазначити рішення про безоплатну передачу списаної або застарілої техніки працівникам, створити комісію для оцінки її справедливої (ринкової) вартості та затвердити порядок передачі.
Заява від працівника. Кожен працівник, який бажає отримати техніку, має написати заяву з проханням передати йому конкретну одиницю та підтвердити свою згоду на утримання ПДФО та військового збору з вартості подарунка.
Акт оцінки. Створена комісія визначає звичайну (ринкову) ціну техніки, враховуючи її стан та ціни на аналогічні вживані товари. Результати фіксуються в Акті оцінки. Ця вартість буде базою для нарахування ПДФО та ВЗ.
Акт приймання-передачі. Це основний первинний документ, що підтверджує факт передачі активу від підприємства до фізичної особи. В акті зазначаються дані підприємства та працівника, повна назва та ідентифікаційні номери техніки, її залишкова та ринкова вартість.
Акт на списання з балансу. На підставі акта приймання-передачі техніка списується з балансу підприємства. Можна використовувати власно розроблену форму, яка містить усі обов'язкові реквізити первинного документа.
2. Податок на прибуток
Операція відображається за правилами бухгалтерського обліку. При безоплатній передачі підприємство списує залишкову вартість об'єкта основних засобів до складу інших витрат.

Бухгалтерські проведення:Дт 131 (132) Кт 10 (11) — списання суми накопиченого зносу.
Дт 976 «Списання необоротних активів» Кт 10 (11) — списання залишкової вартості техніки.
Таким чином, фінансовий результат до оподаткування зменшиться на суму залишкової вартості переданої техніки. Податковим кодексом не передбачено коригувальних різниць для таких операцій.

3. Податок на додану вартість (ПДВ)
Безоплатна передача товарів є операцією з постачання і, відповідно, об'єктом оподаткування ПДВ (пп. 14.1.191 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256).

База оподаткування. Згідно з абзацом 2 пункту 188.1 Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551), база оподаткування операцій з постачання необоротних активів не може бути нижчою за їх балансову (залишкову) вартість за даними бухгалтерського обліку на початок звітного періоду, в якому здійснюється операція.
Практичний аспект. Якщо техніка повністю замортизована і її залишкова вартість дорівнює нулю, база оподаткування ПДВ також буде нульовою, і податкові зобов'язання не виникатимуть. Якщо ж залишкова вартість є, підприємство зобов'язане нарахувати ПДВ на цю суму, скласти податкову накладну та зареєструвати її.
4. Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та Військовий збір (ВЗ)
Для працівника вартість безоплатно отриманої техніки є доходом у вигляді додаткового блага.

База оподаткування. Дохід визначається за звичайною (ринковою) ціною, згідно з підпунктом «е» підпункту 164.2.17 Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627).
Натуральний коефіцієнт. Оскільки дохід надається у негрошовій формі, для розрахунку ПДФО база оподаткування збільшується на натуральний коефіцієнт, який розраховується за формулою: К = 100 / (100 - 18), де 18 — ставка ПДФО (п. 164.5 Податкового кодексу України).
Військовий збір. Ставка військового збору становить 5%. Він нараховується на ринкову вартість техніки без застосування натурального коефіцієнта.
Підприємство як податковий агент зобов'язане нарахувати та утримати ПДФО і ВЗ із будь-якого оподатковуваного доходу працівника (найчастіше — із заробітної плати) та сплатити їх до бюджету.

Раді допомогти, звертайтесь ще!