Відрядження в Польщу: добові, документи та витрати на проживання

Добрий день. Керівник та менеджер їдуть за кордон у Польщу 23-25/10/25 р. Є запрошення від польського контрагента та на виставку.
1. Як виплатити добові в еквіваленті 80 дол.?
2. Як рахувати курси по добових 23-25 жовтня, на яку дату?
3. Проживають на квартирі, зарезервованій на Букінгу. Які документи підтведжують проживання у приватній квартирі?
4. Як рахувати зарплату 23-24-25 жовтня?
5.Які документи ще мають бути, щоб підтвердити факт відрядження?
6. Керівник, який їде, має корп.карту, з якої сплатить проживання. Житимуть в одному помешканні. Це одразу відносимо на витрати(за наявності документів)?

ОК

Олена, консультант

експерт

23.10.2025 | 13:10

Очікує відповідь

Добові виплачуються на підставі наказу

Виплату добових за кордон можна провести як у валюті так і в гривневому еквіваленті. Кожне підприємство самостійно встанволює розмір добових по Україні та за кордон. В п. 170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 зазначено гранична норма добових з метою оподаткування.

2.Якщо виплату добових плануєте проводити у гривневому еквіваленті, то доцільно встановлювати добові менше за 80 євро, приміром 75 и 79 євро. Це пов’язано із тим, що перерахунок добових 80євро з метою оподаткування має проводити щоденно. Якщо добові у гривні виплачені за більшим курсом, ніж щоденні протягом днів відрядження, то виникатиме оподатковуваний дохід ПДФО/ВЗ.

Якщо добові 80 євро виплачені у гривні, то за авансовий звіт складається за курсом на дату звітування.

3. Витрати на проживання підтверджується рахунком та розрахунковим документом. Сама по собі бронь через Booking не є підтвердним документом. Як варіант: бронь + виписка з карткового рахунку про оплату проживання .

4. Оплата за дні роботи у відрядженні проводиться не нижче середнього заробітку (ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 ). Тобто потрібно порахувати денний заробіток за місяць відрядження (жовтень) та середній заробіток за місяці розрахункового періоду (вересень – серпень) та оплатити за більшою величиною. Наші рекомендації щодо цього https://7eminar.ua/news/963-oplata-praci-za-dni-perebuvannya-u-vidryadzenni

5. Окрім наказу про відрядження факт перебування у відрядженні підтверджують один чи декілька документів: рахунок на проживання, квитки на проїзд, чеки на пальне у разі поїздки на авто, чеки на оплату платними дорогами, тощо). Також важливо для оподаткування, щоб відрядження було пов’язане із госпдіяльністю підприємства (договори, запрошення, документи, що підтверджують бажання встановити ділові стосунки та інщі за пп. 170.9.1 ПКУ).

6. Витрати по відрядженню відносяться на витрати по даті звітування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!