Неясності щодо електронних документів та їх обов'язкових реквізитів

Розглянемо Ваші питання:

1) Друкувати електронні звіти/первинні документи/квитанції не обов’язково.

Оригіналом електронного документа вважається саме його електронна версія з електронними підписами (ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41), яка знаходиться у програмному забезпеченні.

Роздруківка електронного документа має силу лише «копії». Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку.

В разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у Вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того, як Ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити Вашою печаткою (якщо використовуєте).

2) Законодавство взагалі не вимагає обов’язкової наявності такої угоди про електоронний документообіг або додаткового пункту в договорі.

Ч.2 ст. 9 Закону про бухоблік (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155) дозволяє складати первинні документи в електронній формі. Якщо електронний документ складений належним чином (тобто містить електронні підписи осіб, що мають повноваження підписувати такий документ, та містить обов’язкові реквізити первинного документа), то він має таку ж юридичну силу, що і паперовий документ (ст. 8 Закону про електронні документи).

Тобто, податківці не мають вимагати подібну угоду, оскільки на юридичну силу електронного документа наявність або відсутність додаткової угоди ніяк не вливає. Якщо електронний документ оформлений належним чином, то його юридична сила не може бути заперечена

Таким чином, укладення договору чи додаткової угоди про електронний документообіг не є обов’язковим.

3) Первинні документи (видаткові накладні, акти) повинні мати такі обов’язкові реквізити (ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 №996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155:

• найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ,


• назву документа (форми),


• дату складання,


• зміст та обсяг господарської операції,


• одиницю виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках),


• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення,


• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи на підприємстві https://7eminar.ua/news/141-pervinni-dokumenti-na-pidprijemstvi

4) Про реквізити ТТН ми розповідали у матеріалі https://7eminar.ua/news/1814-tovarno-transportna-nakladna-ttn-vid-paperovoyi-do-virtualnoyi

Зразок заповнення https://7eminar.ua/news/3021-nova-forma-ttn-oglyad-zmin-zrazok-zapovnennya-ta-blank

5) Можна зберігати в електронному вигляді.

Адже в ст. 5 Закону № 851 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29 сказано, що електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Тобто з цього можна зробити висновок, що картки обліку цілком потрапляють під це визначення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!