Якщо у Вас знищено документи, то алгоритм дій наступний:

1. Платник податків зобов'язаний письмово повідомити податкову за місцем обліку про втрату первинки протягом 5 днів від дати такої події.

2. До повідомлення необхідно додати документи, які підтверджують настання події, унаслідок якої відбувалася втрата, пошкодження чи знищення первинних документів.

3. Для відновлення первинки платнику податків відведено 90 календарних днів, з дня наступного за днем повідомлення про це податківців.

Форма повідомлення - довільна, це означає, що потрібно викласти всі обставини, що призвели до втрати документів, податкові (звітні ) періоди, а також загальний перелік документів, за можливості, із реквізитами.

Повідомлення, що подається, повинно бути підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, якщо він є. Таке повідомлення платник цілком може надіслати через електронний кабінет у меню «Листуванні з ДПС».

Вважаємо, що незайвим буде прикласти наказ про призначення комісії для встановлення переліку документів і розслідування причин їх пропажі та знищення.

Керівник підприємства має видати розпорядчий документ про створення комісії для службового розслідування причин втрати документів. Ця комісія також повинна займатися аудитом втраченої первинної документації та її відновленням. Після цього затверджується акт про втрату або знищення документів, який зазвичай оформлюється у вигляді таблиці з графами, що відповідають зведеному акту про вилучення документів для знищення.

Документи, які відновлюються, підписують посадові особи, які зараз є відповідальними особами підприємства. У правому верхньому куті відновленого документа потрібно зазначити "Відновлено" з посиланням на дату та номер акта комісії або наказу керівника, яким затверджено факт знищення документів під час бойових дій. Оскільки мова про відновлення, то відновлені документи мають бути датами оргіналів.

Зразки:

Акт про втрату документів

Повідомлення про втрату первинних документів

Наказ про створення комісії для проведення розслідування, щодо знищеної кадрової документаці

Акт про знищені та відсутні первинні документи

Лист-запит щодо надання копій знищених пожежею документів

Щодо майна

Першим кроком у випадку знищення майна внаслідок обстрілу є оформлення інвентаризації. Відповідно до Наказу від 02.09.2014 №879 «Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань», підприємство має видати наказ про проведення інвентаризації.

За результатами інвентаризації оформлюються акти на списання.

Обов’язково слід звернутись до ДСНС для отримання акту про пожежу або інші наслідки влучання.

Якщо ви хочете списати товарно-матеріальні цінності, які були знищені або пошкоджені внаслідок бойових дій, просто послатися на загальний лист Торгово-промислової палати (ТПП) про широкомасштабне вторгнення (ось цей https://ucci.org.ua/uploads/files/621cba543cda9382669631.pdf ) вже недостатньо. Така загальна довідка, яка справді колись визнавалася податковою як підтвердження форс-мажору, зараз майже не враховується. Податкова вимагає окрему довідку від ТПП по кожному конкретному випадку — інакше податковий кредит з ПДВ вам не визнають, а списання втрат може бути поставлене під сумнів.

Отримати таку довідку можна через регіональні ТПП — найчастіше через онлайн-звернення або офіційний запит. У заявці треба описати обставини пошкодження або знищення майна, зазначити дату, місце, які саме активи були знищені, і додати документальне підтвердження. Йдеться не лише про акти інвентаризації або накази на списання, а й про документи, які підтверджують причинно-наслідковий зв’язок між знищенням і саме бойовими діями.

На сайті ТПП є документи для завантаження та заповнення https://ucci.org.ua/dokumienti-dlia-zavantazhiennia. Фіксація знищення здійснюється на підставі: акту Державної служби з надзвичайних ситуацій (ДСНС) або довідки Нацполіції; фото- та відеофіксації наслідків знищення; за наявності — довідки органів місцевого самоврядування.

Раніше податкові органи не вимагали наявності такого документа під час дії військового стану, але останнім часом позиція фіскальних органів змінилася: у листі ГУ ДПС у Сумській області прямо вказано, що для уникнення нарахування ПДВ на знищене майно необхідна наявність сертифіката ТПП (лист за посиланням: https://sumy.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-802472.html). Це робить отримання сертифіката практично обов’язковим для правильного податкового обліку таких втрат.

Тобто якщо у вас є втрати майна через війну, обов’язково подбайте про оформлення саме конкретної довідки ТПП, а не загального документа — це зараз офіційна позиція податкової.

ПДВ

Якщо пожежа сталась через обставини непереборної сили, і це документально підтверджено, тоді нараховувати компенсуючі ПДВ не потрібно.

Такими документами можуть бути:

• сертифікат ТПП України, який підтверджує факт настання обставин непереборної сили (форс-мажору);акт, який засвідчує факт пожежі, складений відповідно до положень Порядку обліку пожеж та їх наслідків, затвердженого постановою КМУ від 26.12.2003 №2030, що підписується комісією, до складу якої входить не менш як три особи, у тому числі представник територіального органу ДСНС, представник адміністрації (власник) об'єкта, потерпілий;


• витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань, що засвідчує факт реєстрації відомостей про кримінальне правопорушення, отриманий в порядку, встановленому Кримінальним процесуальним кодексом від 13.04.2012 №4651-VI, в разі викрадення основних засобів;


• інші документи, що відповідно до законодавства підтверджують факт знищення, зруйнування, викрадення основних виробничих або невиробничих засобів.

https://cvp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/811323.html

Адже відповідно до п. 32-1 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240401#n8035 тимчасово, протягом дії правового режиму воєнного, надзвичайного стану, не вважаються використаними платником податку в неоподатковуваних податком на додану вартість операціях або операціях, що не є господарською діяльністю платника податку, товар, придбані в оподатковуваних податком на додану вартість операціях, знищені (втрачені) внаслідок дії обставин непереборної сили у період дії воєнного, надзвичайного стан.
Відповідне роз'яснення також надане ДПС у ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41801.

Якщо ж наявність обставин непереборної сили не підтверджена документально, тоді не пізніше останнього дня місяця, в якому списані запаси, необхідно виписати зведену ПН і нарахувати компенсуючі ПЗ відповідно до п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240401#n4931.

В бухобліку балансова вартість знищеного майна списується на витрати:

• Запаси: Дт 947 Кт 20, 22, 23, 25, 26, 27, 28;


• Необоротні активи Дт 131, 132 Кт 10, 11 і Дт 976 Кт 10, 11.

Знищено (пошкоджено) майно, техніку, автомобілі, документацію: оформлення та облік https://7eminar.ua/news/10712-znishheno-poskodzeno-maino-texniku-avtomobili-dokumentaciyu

Див. у відео (з середини) https://7eminar.ua/events/2688/4607

Раді допомогти, звертайтесь ще!