Наслідки підписання електронного документа без угоди про документообіг

Ні, відсутність окремого договору про електронний документообіг не є підставою для невизнання витрат при розрахунку податку на прибуток. Якщо первинний документ в електронній формі складено з дотриманням усіх вимог законодавства та підписано кваліфікованим електронним підписом (КЕП), він має таку ж юридичну силу, як і паперовий, і є достатнім для підтвердження витрат.

1. Юридична сила електронного первинного документа
Законодавство України чітко прирівнює правильно оформлені електронні документи до їх паперових аналогів.

Підстава для бухобліку: Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі. Вони повинні мати всі обов'язкові реквізити, зокрема дату складання, зміст операції та підпис особи, відповідальної за її здійснення (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9).
Завершення створення документа: Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 6 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n34).
Оригінал документа: Оригіналом електронного документа вважається його електронний примірник з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 7).
Сила підпису: Кваліфікований електронний підпис (КЕП) має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», ст. 18).
Отже, якщо ваш електронний документ містить усі необхідні реквізити первинного документа та підписаний сторонами за допомогою КЕП, він є повноцінним оригіналом, що підтверджує господарську операцію.

2. Чи потрібен окремий договір про електронний документообіг?
Чинне законодавство не вимагає обов'язкового укладення окремого договору (угоди) про обмін електронними документами для визнання їх юридичної сили. Сторони можуть обмінюватися електронними документами за взаємною згодою, яка може бути виражена і в основному договорі (наприклад, шляхом включення відповідного пункту), або навіть шляхом вчинення конклюдентних дій (тобто, коли одна сторона надсилає електронний документ, а інша приймає його та підписує).

Головна умова — дотримання вимог законодавства щодо створення та підписання самого електронного документа.

Раді допомогти, звертайтесь ще!