Як документально підтвердити надання послуг фізичним особам без електроніки

Доброго дня! Підприємство надає послуги та отримує оплату від покупців через СМР-систему. Для юридичних осіб первинні документи (акти виконаних робіт/наданих послуг) направляються через електронний документообіг (М.Е.Dоc).
Питання: як правильно документально оформити факт надання послуг фізичним особам та ФОП, які не користуються системами електронного документообігу, якщо інших підтверджуючих документів про використання послуг (крім оплати) підприємство не має?
Які варіанти документального підтвердження можна застосувати? завчасно дякую

ВК

Валентина, консультант

експерт

05.10.2025 | 21:25

Очікує відповідь

На нашу думку, при наданні послуг фізособам можливі різні варіанти:

1) Ви так само як і з юридичними сособами можете надсилами їм документи в електронному вигляді - зокрема, ФОПам.

2) фізоосбам (не ФОП), якв не можуть підтримувати з Вами електронний документооброт, Ви маєте складати акти та надсилати фізособам в паперовій формі.

3) можливо, якщо акти за надані послуги формуються у Вас в автоматичному режимі і надсилаються в електронний кабінет замовнкиам послуг (фізособам), то можливо, Ви скористаєтесь такими нормами Закону про бухобілк № 996 в ст. 9 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155):

"2. ...Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг."

4) документи на надані послуги можуть надсилатися фізособам як рахунки-фактири, якщо вони складаються на надані послуги. Такі документи не потребують підпису іншої сторони, але мають бути оплачені замовнкиами і тоді вони виконуюють фукнкцію первинного документу (акту).

Лист МФУ від 24.03.2023 р. N 41010-06-5/7983:

«…для цілей бухгалтерського обліку оформлений з дотримання вимог законодавства рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі, з урахуванням вимог цивільного та господарського законодавства щодо питань, пов'язаних із виконанням договірних зобов'язань, а також належним чином оформлених договорів тільки у разі оплати такого рахунку-фактури (інвойсу), що підтверджується відповідними документами (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо).»

Раді допомогти, звертайтесь ще!

УК

Курило Уляна Анатоліївна

10.05.2026 | 22:19

ФОП

Відповідь надано