Облік витрат на паливо при відрядженні працівника власним авто

Доброго дня. Працівник повернувся із закордонного відрядження на власному авто. Надав подорожній лист та чеки по заправці авто. Підкажіть, будь ласка, чи потрібно це паливо показувати на 203 рахунку підприємства? Чи можна просто компенсувати витрачені по придбаному паливу кошти згідно чеків, і чи не буде це визнано як доп. благо для працівника?

ОК

Ольга, консультант

експерт

03.10.2025 | 17:30

Очікує відповідь

Якщо оформлений договір позички або оренди автомобіля, паливо слід відображати на 203 рахунку. Якщо договора нема 203 рахунок не обов'язковий.

Витрати на пальне, що використовується для заправки автомобіля працівника, не є об'єктом оподаткування ПДФО та ВЗ, якщо автомобіль передано в безоплатне користування підприємству за договором позички або за нотаріально завіреним договором оренди.

За договором позички або оренди вважається, що автомобіль переданий підприємству, витрати на паливо вважаються витратами на господарські потреби підприємства, а не доходом працівника.

Кошти на ПММ є додатковим благом такого працівника, якщо авто не передане для використання у господарській діяльності підприємства.

Згідно з роз’ясненням ДПС (ЗІР, категорія 103.02 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28397) якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума вищезазначеного відшкодування підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, як додаткове благо на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ.

ПДФО 18% розраховується з урахуванням підвищуючого коефіцієнта (1,219512) (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=26903), а ВЗ 5% - без коефіцієнта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!