Правила розрахунку добових та компенсацій для відряджених працівників

Доброго дня. Співробітник їздив у відрядження за кордон. Виїхав терміново і добові і кошти під звіт не видавалися. Авансовий звіт надав співробітник. На яку дату брати курс НБУ при розрахунку добових, компенсації білетів,проживання- на дату надання авансового звіту , чи дату документа? Добові встановлені 80 євро, а проживання і білети оплачені в злотих, як правильно розрахувати гривневий еквівалент для виплати працівнику? Працівник розрахувався за житло банівською картою і є виписка про витрачену суму в гривнях . Ми повинні компенсувати все в гривні чи в валюті?

ВК

Валентина, консультант

експерт

04.10.2025 | 21:19

Очікує відповідь

Ви маєте право компенсувати працівнику всі витрати тільки в гривні.

Якщо працівнику не видавався аванс і немає документального підтвердження - на яку дату він проводив конвертацію валюти, то відшкодування проводите в гривні за курсом НБУ на дату затвердження авнсового звіту.

Отже:

1) добові - кількість днів х 80 євро х курс НБУ на дату затвердженна авансового звіту

2) білети - якщо є тільки білети (оплата готівкою) - злоті х курс НБУ на дату затвердження авансового звіту

3) проживання - є підтвердження оплати з гривневої особої карти - відшкодовуєте суму в злотих х курс НБУ на дату списання коштів + витрати на конвертацію (за даними виписки/відомостей з карти фізособи).

Маємо врахувати такі норми:

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92) в р. ІІІ визначає наступне:

"19. Під час складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження такого звіту...."

І хоча Інструкція № 59 не поширюється на комерційні підприємства, Ви можете прописати аналогічні правила в своєму Положенні про службові відрядження, або прописати правила відшкодування витрат по закордонному відрядженню в наказі про таке відрядження

ПКУ визначає наступне в ст. 170 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.2. У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент."

Додатково рекомендуємо отримати ІПК.

Раді допомогти, звертайтесь ще!