Компенсація витрат на відрядження: питання добових і квитків

Добрий день! Ситуація: співробітник був у відрядженні по Україні. Є наказ, Посвідчення про відрядження з печатками та підписами, ж/д білети, виписка з банку. Але білети оплачувала дружина співробітника зі свого рахунку. Питання: чи можна
- компенсувати за білети? з урахуванням податків?
- оплатити добові? Дякую!

АК

Антон, консультант

експерт

01.10.2025 | 17:50

Очікує відповідь

Відшкодувати вартість квитків не можна, але добові мають бути виплачені без оподаткування.

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Також працівнику компенсуються витрати (його особисті) у відрядженні за наявності підтвердних документів.

До підтвердних документів належать:

- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

- інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Оскільки проїзд був оплачений не працівником, такі витрати на можна віднести до витрат у відрядженні і компенсувати працівнику.

Сума добових визначається в разі відрядження:

1) у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

2) до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Таким чином, окрім наказу про відрядження необхідно мати принаймні один документ, який би підтверджував перебування у відрядженні.

Надані працівником квитки на проїзд (навіть не відшкодовані йому) свідчать про його поїздку до місця відрядження і назад, оскільки він визначений у них як пасажир. Таким чином надані квитки є достатнім доказом для виплати добових у межах 800 грн за 1 добу без оподаткування.

Посвідчення про відрядження було скасовано наказом Мінфіну від 21.06.2011 № 738. Відтоді воно не є обов’язковим документом та не є доказом перебування працівника у відрядженні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!