Оплатити витрати у відрядженні може один працівник за себе та інших у межах своєї трудової функції.

Для того, щоб витрачені підзвітні або власні кошти не стали додатковим благом працівника необхідно видати наказ (або передбачити це наказом про відрядження) про оплату витрат за підзвітні (або власні) кошти з використанням корпоративної (або власної) картки або передбачити наказом можливість проведення витрат за власний кошт з подальшим відшкодуванням за рахунок підприємства.

Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується саме корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.
Враховуючи норми пп. 170.9.2 ПКУ працівник, який здійснив витрати, має надати окрім підтвердних документів, виписку з рахунку або платіжні інструкції, які будуть підтверджувати, що витрати здійснив саме цей працівник.

Якщо ж працівник, на якого було відкрито корпоративну картку, не перебував у відрядженні, а його карткою скористався інший працівник, це є порушенням п. 136 Положення № 164 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0164500-22#n7). Такі витрати визнати підзвітними відрядженого працівника не можна. Витрачені кошти мають бути повернені або визнані додатковим благом держателя картки з відповідним оподаткуванням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!