Відсутність первинних документів: що робити бухгалтеру у ситуації

Наявність лише платіжної інструкції є недостатньою підставою для відображення витрат в обліку. Відсутність первинного документа (акта або належно оформленого рахунку) створює значні ризики невизнання витрат та податкового кредиту з ПДВ під час перевірки.

Вам необхідно негайно вжити заходів для отримання документів від постачальника. Якщо це неможливо, слід самостійно задокументувати операцію шляхом складання внутрішнього акта та бухгалтерської довідки.

Алгоритм дій для вирішення ситуації
Крок 1. Офіційний письмовий запит до надавача послуг

Це перший і обов'язковий крок. Вам необхідно скласти офіційний лист-вимогу на адресу постачальника з проханням надати первинні документи (акт виконаних робіт/наданих послуг).

Що вказати в листі: реквізити договору, номер та дату платіжної інструкції, суму оплати та перелік послуг, за які було сплачено.
Як відправити: надішліть лист рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Це буде вашим доказом того, що ви вжили всіх можливих заходів для отримання документів.
Крок 2. Якщо постачальник не відповідає — складання акта в односторонньому порядку

Якщо постачальник ігнорує ваш запит, ви можете задокументувати операцію самостійно. Це не ідеальний, але дієвий спосіб захистити свої витрати.

Складіть акт наданих послуг в односторонньому порядку. У акті вкажіть усі обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.
У тексті акта обов'язково зазначте, що він складений в односторонньому порядку у зв'язку з тим, що виконавець (надавач послуг) ухиляється від надання первинних документів.
До цього акта долучіть пакет підтверджуючих документів:Копію договору.
Копію платіжної інструкції.
Копію вашого письмового запиту до постачальника та докази його відправлення (фіскальний чек Укрпошти, опис вкладення, повідомлення про вручення).
Будь-яке інше листування (електронні листи), що стосується цієї операції.
Крок 3. Складання бухгалтерської довідки

На підставі складеного одностороннього акта та зібраних доказів складіть бухгалтерську довідку. У ній детально опишіть ситуацію, перелічіть вжиті заходи та обґрунтуйте рішення про включення вартості послуг до складу витрат на підставі наявних документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!