Оплата відрядження за кордон: документи для підтвердження витрат

Добрий день. відрядження за кордон. оплата проживання власною готівковою валютою, у працівника тільки роздруків з сайту про бронь , чи можемо ми брати ці документи як, підтвердження готівкової оплати? а також є підтвердження оплати проїзду по євродорогах у угорськ. форинтах, сербських диранах, євро- оплачував гривневою картою та надав до чеку банківську квитанцію де вказасума у валюті, крос-курс та сума в гривнах- чи можемо ми брати ці суми до розрахунку?

АК

Антон, консультант

експерт

23.09.2025 | 21:32

Очікує відповідь

Вимог до закордонних документів, наданих як підтвердження витрат у відрядженні, українське законодавство не встановлює. На нашу думку, усі перелічені витрати необхідно відшкодувати, якщо за наданими документами можливо ідентифікувати сутність витрат, тобто за що і хто сплатив?

Якщо у готельному рахунку (або інших документах на проживання) ідентифіковано працівника (його ПІБ), місце проживання, кількість діб, строки, готель, вартість, такий документ можна відшкодувати.

Якщо працівник на підтвердження витрат надає виписку з рахунку, в якій чітко зрозуміло, за що саме проведено оплату (проїзд платною дорогою), згідно з пп. 170.9.2 ПКУ такої виписки достатньо для відшкодування.

Суму витрат у відрядженні у гривневому еквіваленті необхідно порахувати за курсом НБУ на день звітування працівником за відрядження (https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/705512.html). Мається на увазі курс кожної окремо взятої валюти.
При цьому різницю між комерційним курсом (курс банку на дату списання з картки) і курсом НБУ на дату звітування можна відшкодувати працівнику, якщо це передбачено положенням про відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!