Облік компенсацій витрат на паливо та технічну допомогу виконавця

Як правильно провести облік таких послуг?

В обліку послуги, отримані за договором ЦПХ з фізособою Ви проводите на підставі акту наданих послуг, який складається та підписується за правилами, визначеними договором.

Дт 23 Кт 631 - складений та прийнятий акт надання послуг за договором ЦПХ

Дт 631 Кт 641,642 - уторимані ПДФО та ВЗ

Дт 631 Кт 311,301 - виплачені кошти фізособі

Як списувати пальне, яким буде заправлено техніку виконавця?

Для того, щоб контролювати витрати палива, використаного підрядником (фізоосбою), на нашу думку, Ви маєте забезпечити документування запрваки та використання такого палива.

Наприклад, скласти з фізособою-підрядником заправну відомість (доавільна форма), в якій фіксувати:

- обсяг заправки (підтверджуєтеся чеками з АЗС)

- обсяг перевезеної соломи (в т)

- обсяг пального в межах всановленої в договорі норми (тони х 7 л)

- обсяг пального зверж встановленої норми

відомість підписують Ваш уповноважений працівник та фізоосба-підрядник

На підстаі такої відомості Ви списуєте пальне:

Дт 23 Кт 203 - в межах норми

Дт 949 Кт 203 - зверж норми

Дт 949 Кт 6412 - умовні ПЗ з ПДВ на списання зверх норми за п. 198.5 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931)

У разі компенсації пального,мастил,ремонту, як виставляти йому компенсацію і чи має право замовник виставляти таку компенсацію?

За даними відопомсті заправки Ви можете скласти акт відшкодування вартості надлишкового використання пального (відшкодування шкоди). Він також може бути складений в довільній формі і має містити дані:

- кількість літрів перевитрати пального

- вартість відшкодування пального: кільксть х ціна з ПДВ за 1 л

- те саме по мастилу

Тобто, нараховуєте умовні ПЗ за п. 198.5 ПКУ - як на використання пального і мастил і негосподарській діяльності.

А при отриманні компенсації від підрядника - ПДВ не нараховуєте на підставі п. 188.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551):

"188.1. ...До складу договірної (контрактної) вартості не включаються суми неустойки (штрафів та/або пені), три проценти річних від простроченої суми та інфляційні витрати, відшкодування шкоди..."

Ця ситуація аналогічна тій, що розглядає ДПСУ в ЗІР (101.04, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=31509):

"Як в податковому обліку з ПДВ відображається операція з відшкодування працівниками платнику податку вартості особистих розмов по телефону?

Відповідь:

..., якщо платник не може підтвердити виробничий характер телефонних переговорів або телефонні переговори проводилися працівниками в особистих цілях, то згідно з п. 198.5 ст. 198 ПКУ платник зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання.
При цьому при отриманні від працівника платника податків компенсації вартості послуг зв’язку додаткового об’єкта оподаткування податком на додану вартість не виникає."

В обліку

Дт 377 Кт 719 - нарахували суму відшкодування

Дт 311 Кт 377 - отримали кошти

Відшкодування вартості ремонту - можна провести окремо - як продаж послуг, які Ви купили - як іншу реалізацію послуг. Або ж як і по пальному і мастилу - як відшкодування збитків - з нарахуванням на себе умовних ПЗ за п. 198.5 ПКУ.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК.

Раді допомогти, звертайтесь ще!