Правила документування видаткових накладних для ФОП в Україні

Фоп 2 гр має інтернет магазин і офлайн магазин по продажу гарантійних складнопобутових товарів в т.числі. Постачальники які знаходяться далеко в інших містах надсилають видаткові накладні лише у сервіс "вчасно", без паперових екземплярів. Наскільки це правильно в перспективі можливих майбутніх перевірок, коли можуть запросити документи на товар? Сервіс "вчасно" архівує ці накладні, але може зникнути/ бути не доступним поскільки безоплатний. Бухоблік і товарний цих накладних в Укрскладі ведеться Чи роздруковувати самому копії накладних (їх багато) чи обов'язково вимагати від постачальників паперові ,можливо є вже відпрацьована практика ведення документації з урахуванням сучасних реалій?

ІК

Ірина, консультант

експерт

27.08.2025 | 21:19

Очікує відповідь

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, якщо він підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Постачальники, які надсилають видаткові накладні через "Вчасно", підписують їх саме таким чином. Тому ці документи є оригіналами і мають повну юридичну силу.

Щодо можливих перевірок, ви можете надати податковій чи іншим контролюючим органам доступ до електронних документів безпосередньо в сервісі "Вчасно". Крім того, ви можете зберігати електронні копії на власному комп'ютері (наприклад, у форматі PDF), завантаживши їх із сервісу. Це убезпечить вас на випадок, якщо сервіс стане недоступним. Роздруковувати паперові копії всіх накладних необов'язково, але для власного спокою ви можете робити це з найважливішими документами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!