Витрати на ноутбук за кордоном: авансовий звіт та документи

1. Чи можна компенсувати витрати директору?
Так, можна. Законодавство прямо не забороняє здійснення покупки товарів за кордоном директором підприємства за власні кошти, зокрема за допомогою особистої (зарплатної) платіжної картки. Така операція підпадає під категорію розрахунків за зовнішньоекономічними договорами з використанням електронних платіжних засобів (п. 32¹ Положення №2, п. 2 п. 109 Положення №5, ст. 20 Закону України від 06.12.2019 № 361-IX). Умовою її правомірності є те, що сума операції в один день не перевищує незначного розміру — тобто еквівалента 400 000 грн за курсом НБУ на дату валютної операції (п. 2 п. 2 Положення №2, п. 7 п. 2 Положення №5). У такому разі операція не підлягає валютному нагляду (п. 22 Положення №5, п. 143 Постанови НБУ №18 від 24.02.2022).

Хоча кошти при цьому сплачуються з рахунку фізичної особи (директора), вимог п. 16 Положення №5 щодо розрахунків виключно через рахунки в банках така операція не порушує. Пункт 118 Положення №5 також не забороняє фізособам здійснювати такі покупки. Крім того, згідно з п. 8 п. 14 Постанови №18, дозволено здійснювати оплату вартості товарів за кордоном за допомогою електронних платіжних засобів.

Водночас, щоб така компенсація з боку підприємства була правомірною, слід виконати кілька умов:

директор повинен діяти від імені підприємства (а не як фізособа);
документи на покупку (інвойс) мають бути оформлені на підприємство, а не на директора;
у документах має бути зазначено, що оплата проведена за товар, призначений для підприємства;
оплата має бути безготівковою (через картку), не готівкою.
Лише за дотримання цих умов витрати директора можуть бути компенсовані підприємством у гривнях за курсом НБУ на дату оприбуткування товару, з відображенням у бухгалтерському обліку як придбання основного засобу або МНМА.

Чи потрібен авансовий звіт?
Ні. Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ, якщо платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі .... та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається. Отже, в цьому разі авансу отримано не було , а розразхунок платіжним інструментом. Авансовий звіт в обов'язковій затвердженій формі не скалдаєтсья. Можна скалсти в довільній формі, або у вигляді списка наданих докментів, та обов'язково передати документи - інвойс, банківська виписка, чек тощо.

Валютний контроль
Якщо вартість ноутбука не перевищує 400 000 грн, така операція не підпадає під валютний нагляд (абз. 9 п. 1 розд. І Інструкції №7, постанова НБУ від 02.01.2019 №7).

Податкові наслідки
За умови, що директор не отримав попередньо аванс і не виникає оподатковуваного доходу, ПДФО і ВЗ не утримуються (пп. 165.1.26 ПКУ). Проте, якщо компенсація буде більшою, ніж документально підтверджена вартість, різниця буде вважатися доходом і оподатковуватиметься (пп. 170.9.1 ПКУ).

Чи може директор у майбутньому купувати ТМЦ за особисті або корпоративні кошти?
Так, може. Якщо директор використовує корпоративну картку, підприємство зобов’язане враховувати вимоги валютного контролю (сума не повинна перевищувати граничний розмір за ст. 20 Закону №361) та оформити документи щодо ТМЦ. Якщо директор використовує особисту картку, то схема компенсації така ж, як описано вище.

Окремо звертаємо увагу:
купити товар для потреб підприємства за кордоном за готівкову валюту не вийде. Це пряме порушення валютного законодавства. Адже здійснюючи (як підзвітна особа) для підприємства будь-які покупки за кордоном, працівник діє не від свого імені, а від імені підприємства. Тому здійснення такого придбання за кордоном вважатиметься звичайною поточною торговельною зовнішньоекономічною операцією між підприємством і нерезидентом. А розрахунки з нерезидентами за зовнішньоекономічними операціями згідно з вимогами валютного законодавства повинні здійснюватися тільки безготівковим способом через уповноважені банки (ч. 1 ст. 7 Закону про валюту https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2473-19#n93, п. 31 Положення № 2 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0002500-19#Text, п. 16 Положення № 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0005500-19#Text).

Щодо порибуткування ноутбука:

Оскільки документи (інвойс) були отримані підприємством 15.08, саме ця дата буде датою оприбуткування ноутбука, за якою слід визначати вартість у гривнях за курсом НБУ. Саме цей курс використовується для бухгалтерського обліку та визначення суми компенсації (п. 5 П(С)БО 21).

Якщо придбання здійснено за особисті кошти директора, то проводки будуть такі:

Дт 152 (153) Кт 372 — оприбутковано ноутбук за курсом НБУ на 15.08;
Дт 104 (112) Кт 152 (153) — введено в експлуатацію;
Дт 23 Кт 131 (132) — амортизація;
Дт 372 Кт 311 — компенсація директору витрат у гривні за курсом на дату оприбуткування.
Компенсувати слід саме в гривні, незалежно від того, що покупка здійснена в євро.

За бажанням, якщо на підприєстві це встановлено внутрішнім положенням, незважаючи на необов'язковість в цтому випадку, авансий звіт можна складати, зразки Бухгалтерська добірка. Підзвіт, відрядження, авансовий звіт: ТОП-7 нових зразків документів

Раді допомогти, звертайтесь ще!