Дійсно, у Вашому випадку вже не можна зареєструвати будь який РК: згідно з п.192.1 ПКУ ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4621 ), «розрахунок коригування до податкової накладної не може бути зареєстрований в Єдиному реєстрі податкових накладних пізніше 1095 календарних днів з дати складання податкової накладної, до якої складений такий розрахунок коригування».

Вам потрібно нарахувати компенсуючий ПДВ згідно з п.п.198.5 «г» ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 ), так як товар (точніше кошти за нього ) повертаються – тобто використовується в операціях, що не є оподаткованою операцією в межах господарської діяльності.

З цього приводу є роз'яснення податківців:

«…у разі повернення суми попередньої оплати покупцю постачальник повинен скласти і зареєструвати в ЄРПН розрахунок коригування до відповідної податкової накладної. Розрахунок коригування не може бути зареєстрований в ЄРПН після сплину 1095 календарних днів з дати складання такої податкової накладної.

Відсутність зареєстрованого в ЄРПН розрахунку коригування на суму попередньої оплати, яка повертається покупцю, не скасовує обов’язок покупця щодо коригування податкового кредиту, який був сформований на підставі податкової накладної, складеної на суму такої попередньої оплати.

Якщо податкова накладна за фактом попередньої оплати була складена до 01.07.2015, то зменшення податкового кредиту здійснюється на підставі бухгалтерської довідки.

Якщо така податкова накладна була складена починаючи з 01.07.2015, то покупець зобов’язаний визначити податкові зобов’язання на суму податку, яка була включена до податкового кредиту на підставі такої податкової накладної, з використанням механізму, визначеного п. 198.5 ст. 198 ПКУ, та скласти і зареєструвати в ЄРПН відповідну податкову накладну» ( категорія ЗІР 101.15 відповідь на питання «Яким чином покупець повинен відкоригувати податковий кредит, сформований на підставі податкової накладної, складеної постачальником на дату отримання попередньої оплати, у разі, якщо повернення такої попередньої оплати відбувається після сплину 1095 календарних днів з дати її здійснення?», посилання на повний текст: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41571 ).

Саме тому датою не пізніше останнього дня місяця, в якому відбулося повернення коштів від постачальника (тобто не пізніше 31.01.26 р.) , потрібно скласти зведену компенсуючу ПН з типом причини 13.

Та зареєструвати її не пізніше 20/го числа наступного місяця (п.201.10 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052 ) – тобто не пізніше 20.02.26 р.

В декларації з ПДВ за січень 2026 р.така операція відображається в рядку 4.1 .

Вам варто ознайомитися з матеріалом «Зведена компенсуюча податкова накладна з типом причини «13»: заповнення та зразок» від 17.10.2024 року за посиланням: https://7eminar.ua/news/1399-kompensuyuca-podatkova-nakladna-zmini-v-zapovnenni-i-zrazok .

Бухгалтерський запис при цьому: Дт6442 – Кт641/ПДВ

Раді допомогти, звертайтесь ще!