Правила оформлення акту виконаних робіт для підприємства платника ПДВ

Оформлювати послуги маніпулятора одним актом за 2025–2026 роки ризиковано: такий документ не дозволяє перенести дохід минулого року до поточного. Доцільно розділити акти щонайменше за роками, а послуги 2026 року оформлювати помісячно, за завершеними етапами або окремими замовленнями.

За ч. 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text господарські операції відображають в обліку в тому звітному періоді, у якому вони здійснені. Відповідно до п. 10 НП(С)БО 15 «Дохід» https://zakon.rada.gov.ua/go/z0860-99 дохід від послуг визнають на дату балансу з урахуванням ступеня завершеності операції.

Тому включення вартості послуг, фактично наданих у 2025 році, до доходу лише у 2026 році призведе до заниження доходів за 2025 рік і завищення за 2026 рік. Якщо дохід своєчасно не відобразили, потрібно виправити помилку минулого року через рахунок 44.

Об’єкт оподаткування податком на прибуток визначають на основі бухгалтерського фінансового результату відповідно до пп. 134.1.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Отже, невідображення доходу за 2025 рік може спричинити недоплату податку за цей рік. Під час перевірки можливі донарахування податку, штраф за ст. 123 ПКУ та пеня за ст. 129 ПКУ.

Щодо ПДВ застосовують правило першої події за п. 187.1 ПКУ: податкові зобов’язання виникають на дату отримання оплати або оформлення документа, який підтверджує постачання послуг, залежно від того, яка подія відбулася раніше.

Якщо замовник перерахував передоплату, ПДВ-зобов’язання вже виникли на дату її надходження. Саме цією датою потрібно було скласти податкову накладну та зареєструвати її в ЄРПН. Подальше оформлення акта підтверджує надання оплачених послуг і повторного нарахування ПДВ не спричиняє.

За відсутності передоплати формально зобов’язання виникають на дату оформлення документа про постачання послуг. Однак роботу маніпулятора можуть підтверджувати ТТН, подорожні листи, журнали виїздів техніки та інші документи з фактичними датами виконання робіт. На їх підставі ДПС під час перевірки може дійти висновку про заниження ПДВ-зобов’язань за відповідні періоди 2025 року.

Порушення строків реєстрації ПН загрожує штрафом за п. 90 підрозд. 2 розд. XX ПКУ — від 2% до 25% суми ПДВ залежно від тривалості прострочення. Для замовника також виникають ризики щодо податкового кредиту та правильного періоду визнання витрат.

Для роздільного оформлення послуг слід скласти окремий акт або кілька актів за обсягом робіт 2025 року датою кінця грудня 2025 року, а послуги 2026 року оформити окремо. Якщо ПН за 2025 рік своєчасно не складали, потрібно відобразити зобов’язання за відповідні періоди, зареєструвати ПН і виправити декларації з ПДВ. Під час воєнного стану при такому самостійному виправленні самоштраф 3% за п. 50.1 ПКУ не застосовується.

Якщо сторони все ж оформлюють один загальний акт, він повинен містити обов’язкові реквізити за ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік: назву документа, дату складання, зміст та обсяг операцій, одиниці виміру, посади й підписи відповідальних осіб.

У табличній частині потрібно окремо деталізувати послуги за 2025 та 2026 роки: зазначити конкретні дати виконання, номери замовлень або ТТН, кількість годин роботи маніпулятора та вартість послуг за кожним періодом. Наявність загального акта не змінює періоду визнання доходу та необхідності виправлення попередньої звітності.

За абзацом восьмим ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік акт можна оформити без підпису замовника, якщо така можливість прямо передбачена письмовим договором і в документі зазначено дату або період виконання робіт. Водночас дохід від послуг 2025 року все одно має бути віднесений до 2025 року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!