Заголовок тимчасово відсутній

Можна, але це має бути передбачено внутрішнім положенням компанії, наказом або договором. Використання факсимільного підпису без належного оформлення (договору чи внутрішнього положення) може призвести до визнання документа недійсним у разі перевірок чи судових розглядів.

Базовий Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text), який регулює порядок оформлення первинних документів, не передбачає застосування факсиміле для їх підписання. Такі документи підписують особисто та/або із застосуванням електронного підпису.

Натомість відповідно до п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17), використання під час оформлення первинних документів факсимільного відтворення підпису все ж допускається в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

І тут у пригоді стає ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1173). Ця норма передбачає, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами. Про таку можливість згадував свого часу і Мін’юст у листі від 22.11.2006 №Г-21295-19.

Позицію, що не порушує законодавства України використання факсимільного відтворення підпису під час оформлення первинних документів за письмовою згодою сторін, яка містить зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, підтримують і податківці (листи ДФС від 20.11.2015 № 24762/6/99-95-42-03-15, від 24.11.2015 № 25038/6/99-95-42-03-15, від 28.12.2015 №27862/6/99-95-42-03-15; від 11.02.2016 №2895/6/99-95-42-01-15, від 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14, роз’яснення ЦМУ ДПС по роботі з великими платниками податків https://cvp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/490557.html, ГУ ДПС в Одеській обл. https://od.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/882734.html тощо). Виняток – застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм (тут припустимо йдеться про чинні, а не скасовані та необов’язкові типові форми, як-от ОЗ-1), які не передбачають використання факсимільного відтворення підпису.

Використання факсиміле можливе і на внутрішніх документах підприємства, кореспонденції, первинних документах, які не належать до категорії банківських (фінансових), а не лише у договорах та супровідних до них документах, коли сторони про це заздалегідь домовилися.

Для цього керівник має видати наказ чи розпорядження і розробити положення (інструкцію, регламент) про порядок застосування факсиміле на підприємстві. Зокрема, у положенні доцільно прописати:

· порядок виготовлення та знищення факсиміле, його обліку, видачі, використання і зберігання;

· перелік осіб, які мають право використовувати факсиміле і відповідають за його зберігання (визначаються окремим наказом). Усіх цих осіб маєте ознайомити з положенням під підпис;

· перелік документів, які можна підписувати за допомогою факсиміле. Бажано прописати застереження про те, на яких документах застосування факсиміле допускається лише за умови, якщо можливість такого застосування передбачена у відповідному договорі (угоді) з контрагентом або у відповідному локальному акті підприємства;

· порядок контролю за цільовим використанням факсиміле;

· періодичність і порядок проведення інвентаризації факсиміле тощо.

Вважаємо, якщо належно задокументувати та обґрунтувати порядок та випадки застосування факсиміле, не має значення проставляють його за час присутності чи відсутності керівника (іншої особи, факсимільне відтворення підпису якої проставляють) на робочому місці. Адже жоден законодавчий акт прямо чи опосередковано не встановлює вимоги використовувати факсиміле лише у випадку відсутності підписанта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!