Зберігати та роздруковувати платіжні доручення не обов’язково.

З одного боку, норми Порядку № 755 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1416-17#Text вимагають це робити. Так, записи операцій до накопичувальних відомостей слід робити на підставі щоденних виписок з реєстраційних рахунків з додаванням до них підтвердних документів (платіжних інструкцій тощо). Це чорним по білому прописано у згаданому документі. Ба більше, навіть при автоматизованому веденні бухобліку передбачено дотримуватися порядку складання паперової версії меморіальних ордерів.

Але з другого боку, Закон Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні № 996 від 16.07.1999 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text дозволяє складати первинні та зведені облікові документи у паперовій або в електронній формі. При цьому документи незалежно від форми повинні мати всі обов’язкові реквізити. Вказівку на це також містить і п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону № 996). У свою чергу, оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність. Також установа має забезпечити можливість пред’явлення такого документа у візуальній формі відображення, в тому числі на папері. Такою є вимога ч. 4 ст. 7 Закону Про електронні документи та електронний документообіг № 851 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text. Зокрема, ви повинні виготовити та надати копії електронних документів на папері на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів. Разом з тим юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму

Також слід пам’ятати про вимоги щодо зберігання електронних документів.

Так, їх слід зберігати на електронних носіях у такій формі, яка дозволяє перевірити цілісність цих документів. Причому строк зберігання електронних документів не може бути меншим, аніж строк зберігання аналогічних документів на папері.

До речі, мінімальні строки зберігання документів прописано у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5. https://zakon.rada.gov.ua/laws/file/text/113/f377025n27.docx І відповідно до приписів цього документа переважну більшість облікових документів слід зберігати щонайменше три роки. Однак для документів, пов’язаних із казначейським обслуговуванням бюджетних коштів (у тому числі платіжних інструкцій, виписок з реєстраційних рахунків, довідок про надходження у натуральній формі тощо), встановлено мінімальний строк зберігання п’ять років. На це вказує ст. 197 розд. І згаданого Переліку.

Натомість, якщо установа не може забезпечити належні умови зберігання електронних документів на електронних носіях, слід зберігати копії цих документів на папері. Такий порядок передбачено ч. 3 ст. 13 Закону № 851.

Отже, якщо у вашій установі ведення бухобліку здійснюється за автоматизованою формою, то друкувати всі первинні документи не потрібно. Для цілей бухобліку цілком достатньо буде щоденних виписок з реєстраційних рахунків. Проте, аби уникнути непорозумінь з контролюючими органами та з огляду на положення Порядку № 755, можна прикладати до виписок і роздруковані платіжні доручення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!