Заголовок тимчасово відсутній

Ні, рахунок на оплату не може повністю замінити видаткову накладну, оскільки ці документи мають різне призначення. Перейменування документа тут не зарадить. Наполягайте на наданні видаткової накладної або іншого документа, що підтверджує факт постачання товару, щоб уникнути претензій податкової та ризиків невизнання витрат в обліку.

Рахунок на оплату – це лише документ для оплати, що підтверджує намір продавця продати товар чи послугу та визначає їх вартість. Сам по собі рахунок-фактура ні до чого нікого не зобов’язує. Покупець може й не оплачувати рахунок, якщо операції ще не було, – товар не постачали, послугу не надавали. У разі, якщо операція уже відбулася, то обов’язок сплатити виникає незалежно від того, чи виставлявся рахунок-фактура (постанова ВСУ у справі від 02.07.2019 № 918/537/18 https://reyestr.court.gov.ua/Review/82772763). Обов’язок цей виникає на основі договору.

Тобто рахунки-фактури не фіксують господарську операцію, розпорядження або дозвіл на її проведення, а мають тільки інформаційний характер (лист ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22, постанова ВСУ від 29.04.2020 у справі № 915/641/19 https://reyestr.court.gov.ua/Review/89008774).

Видаткова накладна – це первинний документ постачальника, який підтверджує факт передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, від постачальника до покупця.

Якщо рахунок оформлений із зазначенням усіх необхідних реквізитів, він може вважатися аналогом інвойсу, але все одно не замінює видаткову накладну в Україні. Утім для оприбуткування товару недостатньо лише одного інвойсу (лист ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22). Тобто з позиції податківців, для визнання витрат і підтвердження факту отримання товарів необхідна, зокрема видаткова накладна або акт приймання-передачі товарів/послуг.

Мінфін у листі від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 (https://mof.gov.ua/storage/files/Invojs-raxunok-faktura.pdf) стверджує, що оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами. А саме:

· банківською виписою з рахунку, підтверджуючою оплату;

· платіжною інструкцією, прийнятою банком;

· касовим чеком;

· розрахунковою квитанцією;

· квитанцією до прибуткового ордера тощо.

Причому, якщо у внутрішніх операціях замість акта приймання-передачі використовується оплачений рахунок, це обов'язково має бути прописано в договорі (лист Мінфіну від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658).

Але обережним суб’єктам господарювання на фактично отриманий товар усе ж доцільно вимагати у постачальника один із таких документів:

· видаткову накладну;

· акт приймання-передачі товарів (або робіт/послуг);

· товарний чек (у разі роздрібної торгівлі).

Без цих документів підтвердити факт отримання товару може бути складно, особливо у разі податкової перевірки.

Можете скористатися нашими зразками:

Видаткова накладна (у ФОП) Видаткова накладна (у ФОП)

Видаткова накладна Видаткова накладна

Раді допомогти, звертайтесь ще!