На наш погляд, Ви вправі всю вартість проживання в готелі віднести до складу витрат.

Підозрюємо, що Ваше запитання пов'язане із можливістю відображення як в бухгалтерському, так і податковому обліку означених витрат. Тому в цьому ключі і будемо надавати відповідь.

Почнемо із бухобліку. Для відображення в ньому будь-яких сум абсолютно не важливо пов'язані вони із госпдіяльністю чи ні. Тут головне, щоб були витрати за визначення із п. 6 НП(С)БО 16 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25. Там, нагадаємо, сказано, що витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.

Як бачите, під час оплати вартості проживання (рахунок + туристичний збір) у Вас однозначно виконуються критерї визнання бухвитрат (адже активи у вигляді грошових коштів вибувають із підприємства і Ви можете достовірно оцінити такі активи. Тому Ви можете (та навіть повинні) включати такі суми до затрат звітного періоду. На наш погляд, бухзапис у цьому разі може бути таким: Дт 949 Кт 685 та Дт 685 Кт 311.

Якщо Ви платники податку на прибуток, то в такому разі Вам необхідно відображати й в прибутковому обліку означені витрати суто за правилами бухобліку (навіть, якщо Ви ведете облік податкових різниць). Адже наразі в р. III ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2502 не передбачено жодних спецправил (в т.ч. податкових коригувань) щодо обговорюваних витрат.

До речі, відмітимо, що наразі питання госпдіяльності більше актуально для ПДВ. Адже саме там право на податковий кредит тісно прив'язано до госпдіяльного спрямування (див. п. 198.5 ПКУ). Але в цій ситуації питання із відображенням податкового кредиту у Вас взагалі не повинно виникати. Бо, як ми зрозуміли із запитання, за проживання в готелі має платити сам директор, просто фірма за домовленістю робить це за нього. Тому про вхідний ПДВ за такою операцією годі й мріяти.

У прибутковому обліку госпдіяльний статус застосовують лише по відношенню до основних засобів (тобто, якщо вони не госпдіяльні, то з метою оподаткування коригувальним платникам їх не можна амортизувати - пп. 138.3.2 ПКУ). Щодо інших активів чи операцій поняття госпдільності в прибуткових цілях не застосовується в принципі. Є лише коригування, які за певних обставин слід застосовувати (але, як ми вже вказали, по відношенню до обговорюваної ситуації немає ніяких різниць). І то не всім прибутківцям, а лише тим, які ведуть облік податкових різниць.

Раді допомогти, звертайтесь ще!