Так, підприємство має право відшкодувати засновнику витрати на оплату КЕП для директора, але лише за умови належного оформлення цієї операції через договір доручення, оскільки засновник не є працівником.

Відповідно до Цивільного кодексу України (статті 1000 та 1007), засновник може діяти в інтересах товариства на підставі договору доручення — наприклад, оплатити послугу з генерації КЕП для директора. За таких обставин товариство, як довіритель, зобов'язане компенсувати витрати повіреному, тобто засновнику.

Однак засновник не перебуває з підприємством у трудових відносинах, тому не може бути підзвітною особою і не має права оформлювати авансовий звіт як працівник. Виходом є укладення договору доручення в письмовій формі, у якому чітко зазначено: що саме оплачується, в яких інтересах, і зобов’язання товариства компенсувати витрати. Додатково необхідно оформити довіреність на вчинення платежу.

Пояснимо: Якщо засновник виконує функції керівника без трудового договору (на підставі корпоративних прав), він вважається членом керівного органу підприємства. Це підтверджується нормами Податкового кодексу України (ПКУ), пп. 170.9.1, де члени керівних органів прирівнюються до найманих працівників у питанні відшкодування витрат на відрядження, але про витрати господарського характеру на придбання товарів робіт послуг в ст.170.9.1 нічог не вказано, тому і виникає необхідність оформлення договору доручення.

Засновник має надати підтвердні документи: чек, квитанцію, платіжне доручення з правильним призначенням платежу та бажано — виписку з банку. На завершення складається звіт повіреного або акт виконання доручення з доданням усіх документів.

Таке оформлення дозволить уникнути податкових наслідків: компенсація не вважатиметься доходом фізособи та не підлягатиме оподаткуванню ПДФО та військовим збором. Оплата за КЕП (кваліфікований електронний підпис) для засновника, який здійснює управління підприємством без укладення трудового договору, не є його додатковим благом, оскільки ці витрати пов’язані з виконанням статутних функцій управління та господарською діяльністю самого підприємства. Оплата КЕП для засновника-управлінця є витратами на забезпечення господарської діяльності підприємства. Оскільки засновник діє як орган управління, а не як приватна особа, об'єкта оподаткування ПДФО та військовим збором (5%) не виникає. У звітності 4ДФ ця сума не відображається.

Раді допомогти, звертайтесь ще!