Заголовок тимчасово відсутній

Перед переданням документів в архів підприємства необхідно провести експертизу їх цінності з дотриманням вимог Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text і Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15 .

Для цього на підприємстві створюється експертна комісія, яка діє на підставі Положення про експертну комісію, затвердженого керівником підприємства. У ньому визначається склад і порядок формування комісії, порядок призначення її голови та секретаря та ін. Склад комісії затверджується керівником підприємства. До складу експертної комісії підприємства включають: керівників служби діловодства та архівного підрозділу; працівників структурних підрозділів. Головою комісії зазвичай призначається заступник керівника підприємства

Документи, передані в архів, оформляються в справи. Під час експертизи цінності документів у діловодстві виділяють чотири групи справ (п. 3 розд. 2 Правил № 1000/5): постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Вимоги до оформлення документів зазначені в підр.2 розд VI Порядку №1000/5: Нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису забороняється. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Для передачі документів в архів необхідно здійснити наступні кроки:

1. Експертна комісія складає у двох примірниках акт про вилучення для знищення документів за формою додатка 15 до Правил № 1000/5. Знищувати документи без проведення експертизи їх цінності заборонено (п. 2.13 Переліку № 578). Тому до акта включаються тільки ті документи, які згідно з висновком експертної комісії можуть бути знищені.

2. Акт, затверджений експертною комісією підприємства, передається на розгляд експертно-перевірочної комісії держархівної установи (п. 4 розд. 3 Правил № 1000/5). У випадку внесення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації підприємство додає до нього довідку про проведення перевірки податковими органами, підписану керівником підприємства та скріплену печаткою (за наявності).

3. Схвалений держархівною установою акт передається на затвердження керівникові підприємства.

4. Відібрані для знищення справи передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких указується вага макулатури, переданої для перероблення. Дата здавання документів, їх вага та номер накладної фіксуються в актах. Документи із грифом обмеження доступу знищують шляхом здрібнювання, спалювання або іншим способом, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. У кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів експертної комісії

Раді допомогти, звертайтесь ще!