Заголовок тимчасово відсутній

У жовтні 2022 року було внесено низку змін до «Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5:

• Документи тимчасового зберігання тепер можуть бути підписані не тільки за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), а й удосконаленим та іншим видом електронного підпису, про який сторони домовляться. Наприклад, для підписання таких документів можна використати таку програму як DocuSign, Adobe Acrobat Sign та інші.


• Було прибрано вимогу, що створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі підприємства має бути погоджено з архівною установою. Такі зміни є цілком зрозумілими, оскільки у нас в законодавстві досі не було передбаченого дієвого механізму такого погодження з архівами.


• Установлено, що створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим. Зокрема, документами тимчасового зберігання є:
  - заяви про надання відпусток, графіки відпусток;
  - документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу;
  - копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо.

Тож якщо такі документи були створені в електронній формі, то відсутня потреба створювати їх ще й у паперовій формі.

Можна стверджувати, що українське законодавство відреагувало на сьогоднішні виклики, спричинені війною. У результаті було прийнято низку змін до порядку здійснення ЕДО, аби спростити цю процедуру в такі непрості часи. До того ж можемо спостерігати певні послаблення стосовно способів підписання кадрових документів. Це значно полегшує обмін кадровими документами між сторонами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!