Заголовок тимчасово відсутній

Скористайтеся умовами, описаними в наказі Мін'юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text)

Для систематизації документів у електронній та паперовій формі у діловодстві використовується єдина номенклатура справ, вимоги до складення якої визначаються інструкцією з діловодства установи.

До зведеної номенклатури справ установи включаються справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів. Для цього в графі «Примітка» номенклатури справ установи проставляється відмітка «ЕД».

Не дозволяється створювати лише документи у паперовій формі, якщо у номенклатурі справ установи для цих видів документів зазначено, що вони створюються у формі електронних документів.

Електронні документи з відміткою «ЕД», що зазначена у примітці номенклатури справ установи, можуть створюватись у паперовій формі лише у випадках загальної тривалої неможливості використання комп’ютерної техніки (у випадку настання форс-мажорних обставин), коли доводиться переходити до механічних або власноручних способів документування інформації на інших носіях інформації.

Впровадження в ІАС установи автоматизованих засобів для створення й оброблення номенклатур справ структурних підрозділів та зведеної номенклатури справ установи в електронній формі покладається на службу інформаційних технологій установи.

Щороку (не пізніше грудня) служба діловодства проводить уточнення (зміни) зведеної номенклатури справ установи в електронній формі за допомогою автоматизованих засобів, що функціонують в ІАС установи, на підставі підготовлених до того часу в електронній формі номенклатур справ структурних підрозділів.

Підготовлена в електронній формі зведена номенклатура справ установи друкується відповідними засобами ІАС установи для її схвалення експертною комісією установи, погодження експертно-перевірною комісією державного архіву чи схвалення експертною комісією органу вищого рівня (за наявності) та затвердження керівником установи.

За зведеною номенклатурою справ, що впроваджена в ІАС установи в електронній формі, відбувається автоматичне створення облікових даних, що додаються до нової РМК вхідного, створюваного в установі електронного документа: назва виду документа, строк зберігання електронного документа. Для архівних електронних документів додаються інші відомості, визначені у пункті 2 глави 2 розділу VII цього Порядку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!