Заголовок тимчасово відсутній

На нашу думку, кожного разу робити наказ не треба.

Такого обов’язку законодавство не містить.
У цьому випадку, вважаємо, доречно одним наказом (чи положенням про використання службового авто – якщо таке є на підприємстві) дозволити використання службового авто іншими працівниками, зокрема, директором та водім (можна конкретизувати їхні посади і ПІП).
А вже у разі безпосереднього використання автомобіля іншими працівниками (водієм чи директором) ті мають складати подорожні листи, які і підтверджуватимуть факт використання авто і споживання пального.
Можна складати подорожній лист кожного дня, можна і рідше (наприклад, раз на тиждень чи раз на місяць). Але тижневий чи місячний подорожній лист все одно має фіксувати щоденні витрати ПММ. Це практична позиція ДПС при податкових перевірках. Бланк – довільної форми.
Подорожній лист – це документ для обліку виконаної роботи автомобілем, який містить дані про кількість спожитого пального, яка в свою чергу залежить від пройденої відстані.
На практиці контролери вимагають заповнення в розрізі кожного дня (щоденно) даних спідометра (під час виїзду і заїзду), маршруту, загального пробігу автомобіля за день, витрати пального за день. Виходить, що зазначати показники спідометра на початок місяця, на кінець і виводити загальний пробіг за місяць та загальні витрати пального буде неправильним. В іншому разі будьте готові сперечатися з податківцями щодо підтвердження витрачання ПММ.
Вимогу оформлювати подорожній лист лише на один робочий день (зміну) і видавати його за умови подання водієм подорожнього листа за минулий день роботи було закріплено в нині не чинних нормативних актах:
- Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженій Наказом № 74 (п. 2.1 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0149-98#o14),
- та Інструкції про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затвердженій наказом Мінстату і Мінтрансу від 07.08.96 р. № 228/253 - (п. 2.1 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0483-96#Text).
На сьогодні ці вимоги скасовано. Отже, у принципі, ніщо не заважає підприємству складати подорожні листи рідше, наприклад раз на тиждень або раз на місяць.

Раді допомогти, звертайтесь ще!