Заголовок тимчасово відсутній

1) документів недостатньо - див.далі. 2)якщо оренду чи позичку оформлено, можна відшкодовувати пальне без додаткового блага, але потрібно оформити все належним чином (про це нижче). Якщо автомобіль не орендований тим чи іншим чином - компенсація пального буде додатковим благом. Договір загальної компенсації за використання власного автомобіля в службових цілях дає можливість компенсувати за встановленою сумою, що компенсує всі витрати , з цієї суми ПДФО та ВЗ при цьому є, але ЄСВ немає, тому що компенсація не входить що складу зарплатних виплат. Пальне при цьому вже можна не відшкодовувати, аби уникнути зайвих процедур. Отже, якщо авто береться підприємством в оренду чи позичку, документи, щоб відшкодувати пальне:
1. У наказі (розпорядженні) керівника підприємства про направлення працівника у відрядження обов’язково слід зазначити: пункт призначення та назву підприємства, на яке відряджається працівник; мету і строки відрядження; закріплення автомобіля за працівником на поїздку (указати марку, державний номер); маршрут руху. 2. Для списання фактично використаних ПММ слід використовувати подорожній лист. Саме цей документ містить дані про фактичний пробіг автомобіля, фактичні витрати ПММ, а також підтверджує виробничий характер маршруту прямування транспорту. Законодавчо встановленої форми подорожнього листа немає.. У подорожньому листі потрібно зазначити детальний маршрут і дані про рух ПММ: залишок пального на початок і кінець поїздки, заправлення протягом поїздки. 3. Працівник повинен надати підтвердні документи для компенсації витрат, зокрема чеки з АЗС. Важливо, щоб чеки з АЗС були з пунктів проходження по маршруту відрядження – збігатися з маршрутом подорожнього листа. Для списання ПММ ОБОВ'ЯЗКОВО користуватися затвердженими нормами на їх витрачання.
4. авансовий звіт та звіт про відрядження
Варіанти оформлення відносин
оренда - обов'язково у нотаріуса. не може бути безоплатною.ст. 798-–805 Цивільного кодексу та ст. 283-–291 Господарського кодексу
позичка - обов'язково у нотаріуса. безоплатна гл. 60 ЦК
Якщо укладається договір компенсації
Документи- наказ, завдання на відрядження, вказівка, що відрядження зідйснюється на власному авто
Звіт про відрядження, авансовий звіт (за інші витрати, добові та ін)
Договір про компенсацію витрат на використання автомобіля- можна без нотаріуса. обовязкові істотні умови договора - термін, ціна компенсації( ст631,632 ЦК), ст. 125 КЗпП з В Інструкції 59 zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98 розд. І , не передбачено відшкодування працівникові витрат, пов’язаних із заправленням особистого автотранспорту ПММ під час поїздки у відрядження, інших витрат, пов’язаних із технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням особистого автомобіля, . Отже, ці витрати можуть бути компенсовані працівникові комерційного підприємства лише з дозволу керівника підприємства. Тому краще встановити просто фіксовану суму для компенсації. Компенсація за використання автомобіля є додатковим благом, утримується ПДФО та ВЗ, але не нараховується ЄСВ, тому що у п. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5, у складі виплат, що НЕ входять до фонду оплати праці, прямо згадано компенсацію за використання працівником особистого транспорту для виробничих потреб.
І на кінець , позиція податківців у ЗІР щодо відшкодування пального у відрядженні на власному транспорті
1. ЗІР zir.tax.gov.ua/main/bz/view/
Питання
Чи підлягає оподаткуванню ПДФО компенсація працівникам вартості ПММ, витрачених в межах господарської діяльності СГ, у разі використання працівниками власних транспортних засобів?
Відповідь Коротка:
Якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума вищезазначеного відшкодування підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, як додаткове благо.
Повна:
Частиною першою ст. 1160 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-IV із змінами та доповненнями передбачено, що особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має право вимагати від цієї особи відшкодування фактично зроблених витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії.
Відповідно до п.п. «г» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий як додаткове благо, зокрема, у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розд. IV ПКУ.
Отже якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума вищезазначеного відшкодування підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, як додаткове благо на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ. Раді допомогти, звертайтесь ще!