Заголовок тимчасово відсутній

У якому форматі правильно зберігати файли ЕДО, щоб це відповідало орігіналам документів? Наприклад акти виконаних робіт, або податкову звітність.

ТК

Таїса, консультант

експерт

27.03.2023 | 12:11

Очікує відповідь

Формат вивантаження документів, залежить від програмного забезпечення, яке Ви використовуєте для ЕДО.

Якщо говорити за формат PDF, то можна виділити три основні акценти:

- формат PDF можна використовувати як копію, але він не може бути оригіналом документа і потрібен лише для красивої візуалізації, адже фактичного підпису на документі у такому вигляді немає;

- вивантажуючи файл PDF з форматом підпису Cades, ви отримаєте один файл формату PDF, включаючи інформацію електронний підпис. Якщо хтось внесе зміни до такого PDF, то електронний підпис з документа зникає. (Загалом такий е-документ можна відкрити будь-якою програмою, що читає формат PDF, наприклад Adobe Reader або PDF Xchange. Однак, у такому варіанті вивантаження ви не побачите візуалізацію власноручного підпису, навіть якщо він був налаштований у вас у програмі. Все тому, що цей формат не передбачає додаткових полів для документа (навіть якщо це картинка), але на самому документі КЕП зберігається.);

- Вивантаження документу PDF з форматом підпису P7S передбачає вивантаження декількох файлів. Тобто сам документ вивантажується у звичайному форматі PDF, а до нього окремими файлами, у форматі P7S, вивантажуються всі підписи, що були накладені на документ. Відповідно, під час перевірки потрібно звіряти сам файл і підпис, що йому належить. Звичайно ж у такому форматі вивантаження ви не побачите візуалізацію підпису на документі у вигляді картинки.

Наказом № 1886 затверджено Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання. При цьому дотримується єдиний підхід до роботи з документами – незалежно від того, у якій формі вони створені (паперовій чи електронній).

Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність на цих носіях. Строк їх зберігання повинен бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері. Якщо існує ймовірність того, що документи не збережуться на електронних носіях протягом усього встановленого строку, підприємство зобов’язане продублювати їх на декілька електронних носіїв або зберігати у вигляді паперової копії (ст. 13 Закону № 851). Раді допомогти, звертайтесь ще!