Інвентаризація: як організувати та провести

Правила організації та проведення інвентаризації регламентує розділ ІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879 (далі – Положення №879). Тож звернемося до цього нормативного документу та розглянемо кілька практичних ситуацій.

Хто входить до складу інвентаризаційної комісії

Для того, щоб провести інвентаризацію на підприємстві, керівник розпорядчим документом (наказом) має створити інвентаризаційну комісію. Ця комісія складається з:

1. представників апарату управління підприємства;
2. бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності - фізичної особи, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах);
3. досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери).

Інвентаризаційну комісію очолює:

1. керівник підприємства (його заступник);
2. або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.

У тих випадках, коли бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник підприємства, інвентаризаційну комісію він очолює самостійно.

За рішенням керівника до складу інвентаризаційної комісії можна включити членів ревізійної комісії підприємства.

Ситуація 1. Якщо директор – єдиний штатний працівник, він може провести інвентаризацію самостійно, чи обов’язково залучати аудиторів?

Якщо у штаті підприємства єдиний працівник – керівник, то для проведення інвентаризації він у відповідному розпорядчому документі може затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи (лист Мінфіну від 27.05.2014 №31-08410-07-29/12918). Тобто, директор може провести інвентаризацію самостійно, але за бажання може залучити осіб відповідно до умов цивільно-правового договору.

Якщо інвентаризацію проводите за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації, то посадові особи відповідного органу (за їх згодою) можуть бути присутні при її проведенні.

Інвентаризацію слід проводити повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та у присутності матеріально відповідальної особи (МВО).

Ситуація 2. Якщо проводимо інвентаризацію, а МВО захворів, чи можна обійтися без нього?

Ні. МВО має бути присутня під час інвентаризації (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Тож, чекайте поки МВО одужає. Або ж МВО може надати довіреність своєму представникові  (ч. 1 ст. 244 Цивільного кодексу України). Тоді присутнім при інвентаризації буде представник МВО, а відповідатиме за нестачі, якщо їх виявлять, МВО.

Для чого створювати робочі інвентаризаційні комісії

Якщо через великий обсяг робіт інвентаризацію не можна провести однією комісією, то для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва наказом керівника підприємства можна створити робочі інвентаризаційні комісії.

До складу робочих інвентаризаційних комісій включають:

1. представників апарату управління, бухгалтерської служби
2. та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери).

До складу робочих інвентаризаційних комісій також можна включити членів інвентаризаційної комісії. Голову і склад робочих інвентаризаційних комісій має затвердити наказом керівник підприємства.

Ситуація 3. Чи одного можна й того самого працівника два роки підряд включати до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні у тих самих МВО?

Так, можна. Але заборонено призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні у тих самих МВО, одного й того самого працівника два роки підряд (п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).

Ситуація 4. Чи можна включити до складу робочої інвентаризаційної комісії МВО?

МВО не включають до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні (п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).

Які повноваження у комісій?

У разі створення робочих інвентаризаційних комісій у них та у інвентаризаційної комісії є окремі повноваження. По суті робочі інвентаризаційні комісії відповідають за технічну сторону процесу – безпосередньо виконують заміри та підрахунки активів у місцях зберігання та виробництва.

Інвентаризаційна комісія:

1. організовує проведення інвентаризацій і здійснює інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;
2. здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації активів і зобов’язань за рішенням керівника підприємства;
3. перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх зберігання;
4. при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проводить за рішенням керівника підприємства повторну інвентаризацію;
5. розглядає причини виявлених нестач та втрат від псування активів, формує пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам та відображає відповідну інформацію у протоколі.

Робочі інвентаризаційні комісії:

1. здійснюють інвентаризацію активів у місцях зберігання та виробництва;
2. разом з бухгалтерською службою беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і лишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку;
3. оформлюють протокол, в якому наводиться інформація, що вимагається при складанні протоколу інвентаризаційної комісії.

Як провести інвентаризацію

Об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації у звітному році затверджує наказом керівник підприємства.

До початку перевірки фактичної наявності активів треба:

1. перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів;
2. завершити обробку всіх документів щодо руху активів та формуються останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;
3. визначити залишки на дату інвентаризації;
4. активи згрупувати, розсортувати та розкласти за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку (у разі проведення раптових інвентаризацій це робиться у присутності інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії)).

Голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.

МВО дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

Наявність активів при інвентаризації встановлюють шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру. Акти обмірів і розрахунки додають до інвентаризаційних описів.

На прибуткових документах на активи, що надійшли до місць зберігання активів до передачі їх в експлуатацію або використання (далі – склад) під час інвентаризації, МВО у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) робить відмітку «після інвентаризації».

На видаткових документах про активи, які відпущені зі складу під час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) робиться відмітка «після інвентаризації» з посиланням на дату інвентаризаційного опису, де записані ці активи, або вони заносяться до окремого інвентаризаційного опису, якщо ще не були внесені до інвентаризаційного опису.

На активи, що знаходяться в дорозі, не оплачену у строк покупцями відвантажену продукцію (товари) та на ті активи, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), складають окремі інвентаризаційні описи.

Якщо МВО виявлять після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, вони мають негайно (до відкриття складу) заявити про це інвентаризаційній комісії (робочій інвентаризаційній комісії), яка після перевірки вказаних фактів та їх підтвердження має виправити помилки.

Як оформити результати інвентаризації

За результатами інвентаризації:

1. інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) – складає інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, протоколи;
2. бухгалтерія – складає звіряльні відомості.

Ці документи оформлюють відповідно до вимог, установлених Положенням №88, з урахуванням обов’язкових реквізитів та вимог, передбачених Положенням №879. Матеріали інвентаризації можна заповнити як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації.

Коли складати інвентаризаційні описи та акти

Інвентаризаційні описи:

1. Застосовують для фіксування наявності, стану та оцінки активів підприємства та тих активів, які належать іншим підприємствам і обліковуються поза балансом.
2. В інвентаризаційному описі активи наводять за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, окремо за місцезнаходженням таких цінностей та особами, відповідальними за їх зберігання, з можливим виділенням за субрахунками та номенклатурою.
3. На кожній сторінці інвентаризаційного опису вказують словами число порядкових номерів активів та загальну кількість у натуральних вимірах усіх активів, що записані на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені

Акти інвентаризації:

1. У них фіксують наявність готівки, грошових документів, бланки документів суворої звітності, фінансових інвестицій, а також повноту відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів).

Якщо ж трапилася помилка, то виправляти треба в усіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів і написання над ними правильних. Виправлення мають підписати всі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та МВО.

Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) підписують всі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та МВО. При цьому МВО дають розписку, в якій підтверджують, що перевірка активів відбулася в їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають, та що вони приймають на відповідальне зберігання перелічені в описі активи. При проведенні інвентаризації у разі зміни МВО та особа, яка приймає активи, дає розписку про отримання активів, а та, яка передає, – про передачу активів.

Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здають до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухобліку проставляють проти відповідних даних інвентаризаційного опису і шляхом співставлення виявляють розходження між даними інвентаризації і даними обліку. Також бухгалтерська служба перевіряє всі підрахунки у інвентаризаційних описах (актах інвентаризації). Виявлені помилки у цінах, таксуванні та підрахунках мають бути виправлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) і МВО.

На останній сторінці інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) роблять відмітку про перевірку цін, таксування та підрахунки результату за підписами осіб, які проводили цю перевірку.

Бухгалтерська служба складає звіряльні відомості активів і зобов’язань, у яких відображаються розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).

Вартість лишків і нестач цінностей в звіряльних відомостях наводять відповідно до їх оцінки в регістрах бухобліку.

На активи, що належать іншим підприємствам, складають окремі звіряльні відомості, копії яких надсилають власнику.

Матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформляють не менше ніж у двох примірниках.

Підприємства можуть визначати порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів у внутрішньому положенні, розробленому відповідно до Положення № 879 та інших нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку. На практиці більшість підприємств так і робить.

Альона САДОВА, консультант з бухобліку та оподаткування

Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. Якщо їх не дотримаєтеся, це може обернутися відповідальністю, як для підприємства, так і для посадових осіб. Наш сервіс «Строки зберігання документів» підкаже, який мінімальний строк зберігання обраного Вами документа.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про проведення інвентиризації

Наказ про призначення робочої інвентаризаційної комісії

Наказ про призначення робочої інвентаризаційної комісії (зміна МВО)

Акт інвентаризації (Форма N 24-НП)

Протокол засідання інвентаризаційної комісії (форма 177)

Протокол інвентаризаційної комісії (у довільній формі)

Інвентаризаційний опис за формою М-21

Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів

Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів