Повідомлення про прийняття на роботу

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: коли подавати

Форма Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту затверджена постановою КМУ від 17.06.2015 №413 з урахування внесених змін (далі – постанова №413).

Згідно вимог постанови №413 у разі прийняття працівника, роботодавець має діяти у такій послідовності:

1. Видати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.

2. Подати повідомлення до податкової про прийняття працівника.

3. Проінформувати працівників перед початком роботи на вимогу ст. 29 КЗпП.

4. Допустити до роботи.

Повідомлення про прийняття на роботу: зміни згідно постанови КМУ №967

24 серпня 2024 року запрацював Закон України від 25.04.2024 №3680-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо регулювання праці домашніх працівників», яким врегулювали відносини з домашніми працівниками.

Зокрема до ст. 173-3 КЗпП внесли зміни, які визначають, що трудовий договір є підставою для допуску домашнього працівника до роботи. Допуск можливий після того, як роботодавець повідомить відповідний центральний орган виконавчої влади, який реалізує державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, про прийняття працівника на роботу у порядку, встановленому КМУ.

Тож Уряд постановою від 23.08.2024 №967 виклав у новій редакції форму повідомлення про прийняття на роботу.

Отже, Повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника подається фізособою – роботодавцем до ДПС за її податковою адресою (місцем проживання) та до початку виконання роботи таким працівником.

У графі 5 проставляється відповідна категорія: «5 - домашні працівники».

У графі 9 «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» не заповнюється. Адже при прийнятті на роботу домашніх працівників укладається лише письмовий трудовий договір, а наказ чи розпорядження не видається.

У графі 10 потрібно вказати дату укладення трудового договору з домашнім працівником.

Усі інші графи повідомлення заповнюються без особливостей.

Але якщо звільняєте домашнього працівника, то необхідно подати Повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником. Строк подання - протягом трьох днів з дня звільнення. Форма Повідомлення – це додаток 2 до постанови №413.

До речі, в Реєстрі електронних форм податкових документів вже можна знайти:

1. Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту (проєкт для розробників) (постанова КМУ від 17.06.2015 №413). Ідентифікатор форми для юросіб - J3001004;
2. Повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником (проєкт для розробників) (постанова КМУ від 17.06.2015 №413). Ідентифікатор форми для юросіб - J3001101.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: хто подає до ДПС

Повідомлення подають всі роботодавці – як юридичні особи, так і ФОПи та/або резиденти Дія Сіті. Крім того, Повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника подає фізособа – роботодавець.

Таке повідомлення подають до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Якщо фізособа – роботодавець подає Повідомлення щодо домашнього працівника, вона має зробити це до ДПС за своєю податковою адресою (місцем проживання).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: способи подання до ДПС

Повідомлення слід подавати засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.

За відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником засобами електронного зв’язку в електронній формі Повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатками 1 і 2 разом з копією в електронній формі. Про такий спосіб подання говорять і фахівці Держпраці у своєму листі від 28.03.2022 №1340/4/4.1-зв-22.

Але якщо під час воєнного стану у роботодавця немає можливості подати Повідомлення навіть на папері та з копією в електронній формі, то фахівці Держпраці радять роботодавцю мати підтвердження намагання подати таке Повідомлення. Тобто роботодавцю слід зафіксувати й підтвердити документально його спроби подати Повідомлення і причини, які цьому завадили. Інформація про неможливість подати Повідомлення може бути викладена в акті або довідці.

Термін подання Повідомлення про прийняття працівника на роботу

КЗпП і постанова №413 не встановлюють конкретних строків подання Повідомлення про прийняття на роботу. Але важливо, щоб таке повідомлення роботодавець подав до початку роботи працівника.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: початкове і скасовуюче

Повідомлення про прийняття працівника на роботу буває двох видів:

1. початкове – подають при укладенні трудового договору з новим працівником;
2. скасовуюче – подають, якщо в початковому повідомлені зробили помилки або якщо працівник не став до роботи.

Порядок складання Повідомлення про прийняття працівника за основним місцем роботи

У Повідомленні необхідно вказати:

Рядок 1. Виберіть тип повідомлення:

1. «початкове» – для первинної інформації про прийняття на роботу;
2. «скасовуюче» використовується при помилках у повідомленні або якщо працівник не став до роботи.

Рядок 2. Вказуються дані роботодавця:

1. для юридичних осіб – код згідно з ЄДРПОУ;
2. для фізичних осіб – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта.

Рядок 3. Вказується найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) фізособи-роботодавця.

Далі заповнюємо табличну частину повідомлення, яка складається з граф, а саме:

У графі 4 вказується порядковий номер запису.

У графі 5 «Категорія особи» потрібно вибрати одну з п'ятьох категорій:

1. наймані працівники за основним місцем роботи;
2. працівники за сумісництвом;
3. гіг-спеціалісти за гіг-контрактом;
4. особи на підставі цивільно-правових договорів.
5. домашні працівники.

У графі 6 вказується податковий номер працівника.

У графі 7 зазначаємо унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі, який вказується за наявності. Унікальний номер складається з 8 та 5 цифр, що розділені дефісом. Його вказують у біометричних документах – ID-картці або паспорті громадянина України для виїзду за кордон. Якщо у працівника немає такого номера, то графу 7 не заповнюємо.

У графі 8 вказується прізвище, ім'я та по батькові найманого працівника.

У графі 9 – номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу. У разі повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника ця графа не заповнюється.

У графі 10 – дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу. При інформуванні про домашнього працівника необхідно вказати дату укладення трудового договору з цим працівником.

У графі 11 – дата початку роботи.

У рядку 12 вказуємо дату формування повідомлення у роботодавця.

Крім того, вказуємо податкові номери та власне ім’я та прізвище керівника і головного бухгалтера або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку.

Порядок складання Повідомлення про прийняття працівника у разі прийняття на роботу сумісника

У графі 4 вказується порядковий номер запису.

У графі 5 вибираємо категорію працівника «2». Таку категорію вказуємо як для внутрішнього, так і для зовнішнього сумісництва.

У графі 6 вказується податковий номер працівника, у графі 7 – унікальний номер (за наявності), у графі 8 – прізвище, ім'я та по батькові сумісника (за наявності).

У графах 9 і 10 вказуємо номер та дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу сумісника, а у графі 11 – дату початку роботи.

Штрафи за неподання / невчасне подання Повідомлення про прийняття

Інколи неповідомлення про прийняття нового працівника контролери розглядають як фактичний допуск до роботи без оформлення трудового договору та накладають на роботодавця штраф згідно з абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Штраф за таке порушення становить 10 МЗП (мінімальних заробітних плат) (з 1 квітня 2024 року – 80 000 грн).

А от Сьомий апеляційний адмінсуд не поділяє думку ДПС. У постанові від 22.11.2022 у справі №240/41295/21 суд вказав, що відсутність Повідомлення про прийняття працівника на роботу не свідчить про те, що між працівником і роботодавцем не оформлено трудовий договір, оскільки законодавець не пов'язує чинність трудового договору із наявністю відповідного повідомлення.

Вважаємо, що за неповідомлення ДПС про прийняття працівника може бути застосовано штраф як за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі 1 МЗП (з 1 квітня 2024 року – 8 000 грн).

Але нагадуємо, що в період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: зразок

Завантажуте шаблон та зразок Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту

Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником

Висновки

1. Повідомлення про прийняття працівника подають до ДПС перед початком роботи працівника.
2. Повідомлення про прийняття на роботу подають всі роботодавці — юридичні особи, фізичні особи-підприємці, резиденти Дія Сіті, а також фізичні особи — роботодавці при прийнятті на роботу домашнього працівника.
3. Повідомлення необхідно подавати засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.
4.  Повідомлення буває двох видів: початкове і скасовуюче.
5. Якщо домашнього працівника звільняють, то необхідно подати форму Повідомлення про припинення трудового договору з цим працівником протягом трьох днів з дня звільнення.

Джерело: 7еminar