Перевірки Держпраці вже у листопаді: 7 помилок у розрахунку нормативу для осіб з інвалідністю

1. Чому саме листопад
2. Помилка №1. Зарахували до нормативу працівника з інвалідністю, який працює за зовнішнім сумісництвом
3. Помилка №2. Працівника прийняли наприкінці кварталу – а зарахували як повну одиницю
4. Помилка №3. Працівник є, але зарплатний критерій не виконано
5. Помилка №4. Неправильно застосували «подвійне зарахування»
6. Помилка №5. Неправильно визначили середньооблікову кількість для цільового внеску
7. Помилка №6. Не врахували новий перелік посад, які не включаються до розрахунку
8. Помилка №7. Кадрові документи не збігаються зі звітністю
9. Які штрафи та пеня загрожують
10. Висновки

Чому саме листопад

Із 1 липня 2026 року контроль за виконанням нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю здійснюється за новими правилами.

Новий порядок контролю Кабмін затвердив постановою від 27.05.2026 №659 (далі – Постанова №659).

Після отримання та опрацювання даних за липень – вересень 2026 року про працівників і зарплату контролюючі органи матимуть інформацію, на підставі якої можуть бути виявлені ознаки невиконання нормативу. А інформація Пенсійного фонду України, яка містить ознаки порушення, є однією з прямо визначених підстав для позапланової перевірки Держпраці.

Для юридичних осіб необхідні дані будуть доступні після граничного строку подання звітності за вересень.

Для ФОП – після завершення строку подання квартального Податкового розрахунку.

Тобто чекати, поки прийде повідомлення про перевірку, – погана ідея.

Краще перевірити свій розрахунок зараз. І ось де шукати помилки.

Помилка №1. Зарахували до нормативу працівника з інвалідністю, який працює за зовнішнім сумісництвом

Перша пастка – зовнішні сумісники.

Уявімо: на підприємстві працює людина з інвалідністю за зовнішнім сумісництвом.

Бухгалтер бачить працівника, бачить статус особи з інвалідністю – і включає його до розрахунку нормативу.

Але тут потрібно зупинитися і перевірити, чи маєте ви право враховувати такого працівника саме в розрахунку нормативу.

Зовнішній сумісник не включається до середньооблікової кількості штатних працівників, яку використовують для розрахунку нормативу. Тому сам факт, що людина має інвалідність і працює на підприємстві, ще не означає, що її можна врахувати для виконання нормативу.

Не можна просто порахувати всіх осіб з інвалідністю, які фактично виконують роботу на підприємстві. Спочатку потрібно правильно визначити середньооблікову кількість штатних працівників і склад тих, кого можна враховувати.

Помилка №2. Працівника прийняли наприкінці кварталу – а зарахували як повну одиницю

Друга типова ситуація.

Працівника з інвалідністю прийняли, наприклад, наприкінці вересня.

І бухгалтер одразу врахував його як одну повну одиницю при визначенні виконання нормативу. Але при розрахунку важливо враховувати період перебування працівника у штаті. Тому накази про прийняття та звільнення, кадрові дані й розрахунок середньооблікової кількості потрібно звірити між собою.

Особливо уважно – якщо працівників приймали або звільняли протягом кварталу.

Помилка №3. Працівник є, але зарплатний критерій не виконано

Третя пастка – зарплата.

Наявність у штаті працівника з інвалідністю сама по собі ще не означає, що його можна безумовно зарахувати до виконання нормативу.

Особливо уважно потрібно перевірити ситуації зі скороченою або неповною тривалістю робочого часу, встановленою в межах заходів розумного пристосування. Для зарахування працівника до нормативу закон встановлює вимогу щодо розміру заробітної плати – вона має перевищувати мінімальну зарплату.

Окремі вимоги щодо оплати праці встановлені й для випадків подвійного зарахування.

Помилка №4. Неправильно застосували «подвійне зарахування»

І це четверта зона ризику.

Не кожну особу з інвалідністю можна зарахувати за двох. Подвійне зарахування передбачене лише для визначених законом категорій – зокрема осіб з інвалідністю I групи та окремих категорій осіб з інвалідністю II групи. При цьому мають бути виконані й інші умови, встановлені постановою КМУ від 01.04.2026 №490 «Деякі питання розрахунку та виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю» (далі – Постанова №490).

Помилка №5. Неправильно визначили середньооблікову кількість для цільового внеску

І це, мабуть, одна з найважливіших помилок.

Тому що норматив залежить не просто від кількості працівників на певну дату.

Потрібно правильно визначити середньооблікову кількість штатних працівників для цільового внеску.

І тут виникають питання щодо різних категорій працівників.

Порядок обчислення середньомісячної заробітної плати (винагороди) для розрахунку внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю, затверджений постановою КМУ від 25.02.2026 №268, прямо виключає з розрахунку, зокрема:

1. працівників із призупиненими трудовими договорами;
2. мобілізованих та деякі інші категорії військовослужбовців;
3. працівників у відпустці без збереження зарплати протягом повного звітного періоду;
4. працівників, робота яких належить до визначених важких/шкідливих/небезпечних робіт.

А звичайний лікарняний сам по собі не названий серед категорій, які виключаються із середньооблікової кількості. Отже, потрібно перевірити, з яких працівників ця цифра сформувалася і чи правильно кожну категорію враховано.

Помилка №6. Не врахували новий перелік посад, які не включаються до розрахунку

А тепер – важлива зміна, яку точно не варто пропустити.

Постановою №490 визначено перелік штатних одиниць, які не включаються до середньооблікової кількості штатних працівників під час розрахунку нормативу.

Постанова набрала чинності 16 квітня 2026 року.

До такого переліку потрапляють, зокрема, штатні одиниці, на яких виконуються роботи:

1. зі шкідливими умовами праці 3 класу;
2. з небезпечними умовами праці 4 класу;
3. а також окремі роботи підвищеної небезпеки – за наявності відповідного дозволу або зареєстрованої декларації.

Окремо визначені певні посади, пов'язані з підвищеним ризиком для життя і здоров'я, оперативно-розшуковою діяльністю, досудовим розслідуванням, аварійно-рятувальними та іншими невідкладними роботами, постійним зберіганням і носінням зброї.

Також ідеться про окремі посади, пов'язані з військовою службою, спеціальними званнями, керуванням спеціалізованим транспортом, а також окремі спортивні посади та посади, для яких законодавство встановлює вимоги щодо придатності за станом здоров'я.

Крім того, Постановою КМУ від 19.08.2026 №1047 (далі – Постанова №1047) до переліку додали також працю/службу на посадах, пов'язаних із виконанням трудових (службових) обов'язків безпосередньо на територіях активних бойових дій, включених до відповідного переліку територій. Ця зміна застосовується з 1 січня 2026 року на період воєнного стану та ще три місяці після його припинення/скасування.

Зверніть увагу, що недостатньо просто сказати: «Це небезпечна робота, тому ми її не враховуємо»

Мають бути відповідні підстави та документи. Тому кадровику, бухгалтеру та фахівцю з охорони праці зараз варто разом пройтися по штатному розпису й перевірити, чи є у вас посади, які підпадають під цей перелік.

Помилка №7. Кадрові документи не збігаються зі звітністю

І нарешті – сьома помилка.

Можна правильно порахувати норматив на папері, але мати розбіжності між:

1. кадровими документами;
2. зарплатними даними;
3. Податковим розрахунком;
4. даними, які бачить Пенсійний фонд.

Постанова №659 прямо передбачає, що під час перевірки Держпраці аналізуватиме, зокрема:

1. розрахунок виконання/невиконання нормативу;
2. кількість працевлаштованих осіб з інвалідністю;
3. рівень їх оплати праці;
4. кількість робочих місць, що належать до важких, шкідливих чи небезпечних;
5. кількість осіб, які можуть давати подвійне зарахування.

Тому зараз варто зробити просту річ: взяти дані про працівників з інвалідністю і пройти весь ланцюжок від кадрового документа до звітності.

Які штрафи та пеня загрожують

За прострочення сплати внеску штраф становить 7% від несвоєчасно сплаченої суми. Якщо внесок довелося донарахувати через помилку, штраф – 10% від донарахованої суми за кожний звітний період, але загалом не більше 50% такого внеску.

За неподання, несвоєчасне подання або подання звіту не за встановленою формою – штраф 170 грн (10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).

Якщо внесок сплачено із запізненням, додатково нарахують пеню – 0,1% від суми недоплати за кожен день прострочення, починаючи з дня, наступного за граничним строком сплати, і до дня фактичної сплати включно.

Але для І та ІІ кварталів 2026 року є важливий виняток. Якщо роботодавець мав подати звіти за ці періоди, штрафів і пені не буде, якщо виконати встановлені умови до 9 листопада 2026 року.

Якщо за І та/або ІІ квартал внесок не нараховувався, достатньо подати відповідний Звіт до 9 листопада 2026 року включно.

Якщо ж внесок нарахований, потрібно до 9 листопада 2026 року включно подати Звіт, а сам внесок повністю сплатити до 19 листопада 2026 року включно.

Тобто для І та ІІ кварталів 2026 року все просто: Звіт – до 9 листопада, нарахований внесок – до 19 листопада. Якщо вкластися в ці строки, штрафів і пені за І та ІІ квартали не буде.

Висновки

Не чекайте перевірки, щоб з'ясувати, чи правильно ви виконали норматив.

1. ІІІ квартал 2026 року – перший повний квартал за новими правилами контролю, тому роботодавцям варто вже зараз перевірити виконання нормативу.
2. Найчастіше помилки виникають у розрахунку середньооблікової кількості, зарахуванні працівників з інвалідністю, застосуванні подвійного зарахування та визначенні зарплатних критеріїв.
3. Окремо потрібно перевірити штатні одиниці, які не включаються до розрахунку за Постановами №490 та №1047, і переконатися, що для цього є відповідні підстави та документи.
4. Звірте кадрові дані, зарплату та звітність до можливої перевірки Держпраці. А за І–ІІІ квартали 2026 року не забудьте про перехідні строки: звіт – до 9 листопада, внесок – до 19 листопада 2026 року.

Читайте більше:

Працівник повідомив про інвалідність із запізненням: яку заяву подати роботодавцю

Помилковий платіж на рахунок 50070100 для внеску: як оформити повернення онлайн,– ЗІР від ДПС

Вже у листопаді 2026 року Держпраці почне перевіряти норматив осіб і інвалідністю

Новий звіт для роботодавців з 1 жовтня: хто подає форму та як розрахувати внесок

Не подали Звіт про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю до 9 листопада: який буде штраф

Повний гід з виконання «інвалідного» нормативу 2026 році: штрафи, внески та звітність