Перед початком сканування паперових трудових книжок фахівці радять перевірити їх на правильність заповнення. Що саме треба перевіряти, на що звернути особливу увагу та як виправляти помилки?
Відповідно до чинної наразі редакції ст. 48 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.
Так, наразі постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників» затверджено зразки бланків трудової книжки і вкладиша до неї, а також визначено основні положення про організацію ведення, облік та видачу трудових книжок працівників.
Порядок внесення записів до трудових книжок визначає Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцполітики від 29.07.1993 №58, якою, серед іншого, передбачено дії, які необхідно вчинити у разі виявлення неправильних або неточних записів у ній.
Проте, для того, щоб перевірити чи оформлено трудову книжку працівника належним чином – треба знати правила її заповнення, які також визначені вказаною Інструкцією.
Що саме і як перевіряємо?
Як виправити помилку?
Відповідно до п. 2.6. Інструкції у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Отже, якщо при перевірці трудової книжки виявлено неправильні або неточні записи, внесені іншим роботодавцем про відповідні періоди трудових відносин – ви як роботодавець за новим місцем роботи зобов’язані надати працівнику необхідну допомогу, але не зобов’язані виправляти помилки попередніх роботодавців. Тож, виправленню підлягають виключно неправильні або неточні записи, внесені на поточному місці роботи працівника.
Відповідно до п. 2.7. Інструкції, у разі необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.
Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму (п. 2.8. Інструкції).
Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та інші мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів (п. 2.9. Інструкції).
Відповідно до п. 2.10. Інструкції у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний». Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.
У разі, якщо перевірка правильності заповнення трудової книжки пройшла успішно – можна приступати до її сканування, дотримуючись вимог до сканованих копій документів (трудової книжки та документів про стаж), встановлених п. 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі:
- скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів відповідно трудової книжки та документів про стаж;
- сканована копія трудової книжки має містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів;
- сканована копія має бути придатна для сприйняття її змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
- рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi;
- формат зображення має бути jpg або pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Джерело: Децентралізація