Витрати на відрядження: облік курсових різниць і добових сум

1. Витрати на пальне з особистої картки директора в закордонному відрядженні слід оприбутковувати за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, а різницю з фактично списаною з картки сумою вважати окремими банківськими витратами, які при компенсації працівнику оподатковуються ПДФО і ВЗ. 2) Добові можна обмежити в наказі гривневою сумою в межах ліміту пп. 170.9.1 ПКУ, але для контролю неоподатковуваного ліміту 80 євро потрібно порівнювати суму за кожен день окремо за курсом НБУ цього дня, а оподатковуване перевищення визначати як суму денних перевищень.

Обґрунтування

1. За яким курсом оприбутковувати пальне за чеком у валюті з особистої картки. Якщо аванс на відрядження виданий у гривні на особисту картку і окремої купівлі валюти підприємством не було, то витрати у валюті (в т.ч. пальне) відображаються у гривні за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, тобто на дату визнання витрат, відповідно до п. 5 НП(С)БО 21. У бухобліку пальне оприбутковуєте на рахунок 203 у сумі: кількість валюти за чеком × курс НБУ на дату затвердження авансового звіту.

2. Що робити з різницею між сумою за випискою і сумою за курсом НБУ. Фактично з особистої гривневої картки списується сума за комерційним курсом банку, яка майже завжди відрізняється від суми за курсом НБУ; ця різниця не є курсовою в розумінні НП(С)БО 21, а є банківськими витратами підприємства. У випадку корпоративної картки така різниця відноситься на витрати підприємства і не є доходом працівника, але при використанні особистої картки компенсація працівнику цієї «банківської» різниці не входить до переліку неоподатковуваних витрат на відрядження за пп. 170.9.1 ПКУ, тому в разі її відшкодування ця сума оподатковується як додатковий дохід працівника ПДФО і військовим збором.

3. Чи можна в наказі обмежити суму добових у гривні лімітом пп. 170.9.1 ПКУ. Для комерційних роботодавців закон не встановлює фіксований розмір добових, а лише граничний неоподатковуваний ліміт 80 євро за кожен календарний день закордонного відрядження за курсом НБУ, встановлений пп. 170.9.1 ПКУ. Роботодавець має право у Положенні про відрядження або в наказі прописати, що добові встановлюються, наприклад, «80 євро, але фактично виплачуються у гривні не більше еквівалента неоподатковуваного ліміту, визначеного пп. 170.9.1 ПКУ», і тоді фактична виплата в гривні обмежується цією межею, що дозволяє уникнути ПДФО і ВЗ.

4. Як правильно контролювати ліміт 80 євро для цілей пп. 170.9.1 ПКУ. Норма прямо вимагає, щоб добові при закордонних відрядженнях не перевищували 80 євро «за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом… в розрахунку за кожен такий день» (пп. 170.9.1 ПКУ). Це означає, що: 1) у бухгалтерському обліку суму добових зазвичай визначають у гривні за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту; 2) для оподаткування потрібно окремо по кожному дню розрахувати неоподатковувану межу: 80 євро × курс НБУ цього дня; 3) порівняти «розрахункові» добові за курсом дати звіту з добовими за кожен день за курсом цього дня і підсумувати денні перевищення; 4) саме сума такого загального перевищення вважається оподатковуваним доходом працівника, до якого застосовують ПДФО з «натуральним» коефіцієнтом і військовий збір.

Коректно прописані правила у внутрішніх документах і розмежування витрат за курсом НБУ та банківських різниць дозволять одночасно правильно сформувати витрати й уникнути зайвого оподаткування.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?