Списання пального для відрядження: документи та облікові проводки

Все залежить від мети поїздки.

1. Загалом в даному разі витрати на пальне доречно списувати на той самий рахунок/субрахунок, на якому Ви будете обліковувати добові даного працівника. Тобто, якщо, наприклад, працівник поїхав з приводу якихось виробничих питань, то в такому разі витрати на пальне (разом із добовими) можна обліковувати на рахунку 23 або 91. Тобто у бухзаписах списання вартості використаного пального на витрати можна показати так: Дт 23 або 91 Кт 203.

Попередньо придбане під час відрядження пальне Вам слід на підставі підтверджуючих документів оприбуткувати на субрахунок 203.

2. Щодо документального оформлення, то в цьому разі доречно, щоб були:

- наказ на відрядження із можливістю використання орендованого авто.

- договір оренди авто, який має бути укладено між підприємством та орендодавцем;

- підтвердження перебування у відрядженні: чеки з заправок, квитанції з платіжних терміналів, рахунки з готелів, службова записка тощо. Подорожні листи не є обов'язковими, але їх доцільно вести для контролю пробігу та списання пального, а також для підтвердження такого пального із госпдіяльністю підприємства.

3. На витрати Ви маєте списати фактичну кількість використаного пального під час відрядження. Разом з тим з метою контролю за використанням такого пального у Вас мають бути затверджені норми (навіть, попри те, що це не власне авто, а орендоване). Адже, на думку податкової, все що понад норми - це не госпдіяльне використання і тоді під питанням буде податковий кредит, який закладено у вартості пального (звичайно, за умови відображення його Вами) та необхідність сплати податку на доходи та військового збору із понаднормової вартості пального.

Більше інформації з даного приводу можна знайти за посиланням: https://7eminar.ua/news/24368-pracivnik-yide-u-vidryadzennya-vlasnim-avto-dps-vimagaje-pdfo-vz.

Раді допомогти, звертайтесь ще!