Чи потрібні чеки для списання пального з паливних карток

Для бухгалтерського списання самого по собі витягу транзакцій та зведеної накладної недостатньо, а чеки РРО зберігати вкрай рекомендується. Списання пального у витрати здійснюється виключно на підставі внутрішніх первинних документів про роботу транспорту (подорожніх або маршрутних листів) та акта списання, а чеки РРО разом із витягом транзакцій підтверджують реальність і час фактичного отримання пального в бак.

1. Документи від постачальника (накладна і звіт транзакцій)

• Накладна від «Окко-бізнес» та місячний звіт/витяг про транзакції за картками підтверджують обсяг придбаного та вилученого з відповідального зберігання пального, а також перехід права власності на нього до вашого підприємства (Дт 203 «Паливо»).
• Однак ці документи фіксують лише рух пального між постачальником і покупцем. Вони не підтверджують господарського використання пального конкретним автомобілем.

2. Документальне оформлення безпосереднього списання

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для списання пального у витрати (Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 203) підприємство зобов’язане мати:

• Первинний документ обліку роботи автомобіля (самостійно розроблений та затверджений наказом подорожній лист, маршрутний лист або звіт водія). Він обов’язково повинен містити дату, марку та держномер авто, маршрут, мету поїздки (зв’язок із господарською діяльністю), показники спідометра на початок і кінець зміни/періоду, пробіг, обсяг заправки та залишок у баку;
• Наказ про норми витрат палива (розроблені підприємством індивідуальні норми);
• Акт на списання палива (зведений щомісячний документ, який узагальнює дані подорожніх листів у межах встановлених норм).

3. Чому контролери вимагають фіскальні чеки РРО

Згідно з Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», п. 2 ст. 3 оператор АЗС зобов’язаний видати водієві фіскальний чек РРО/ПРРО в момент відпуску пального, у тому числі під час заправки за безготівковими паливними картками.
Позиція ДПС при перевірках: відсутність чеків РРО трактується контролерами як непідтвердження фактичного часу та місця заправки в бак автомобіля підприємства. У такому разі податківці намагаються не визнати господарську операцію, зняти витрати або кваліфікувати вартість отриманого пального як додаткове благо водія з донарахуванням ПДФО (18%) та військового збору (5%) згідно з Податковим кодексом України, пп. 164.2.17. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627

4. Якщо окремі чеки втрачено або водії їх не взяли

Витяг історії транзакцій з кабінету «ОККО-онлайн» (із зазначенням номера картки, дати, часу, адреси АЗС, виду та кількості пального) є вагомим підтвердним регістром, проте податківці не завжди вважають його повноцінною заміною чека РРО.
Якщо чека немає, заправку слід обов'язково зафіксувати в подорожньому (маршрутному) листі водія на відповідну дату й час, зіставивши її з даними витягу транзакцій ОККО за відповідною карткою, закріпленою за авто/водієм.

Рекомендація: зобов'яжіть водіїв внутрішнім наказом (положенням про використання паливних карток) обов'язково зберігати чеки РРО з АЗС та додавати їх до подорожніх/маршрутних листів. Звіт транзакцій та видаткова накладна постачальника слугують для звірки даних та оприбуткування палива, але не звільняють від обов'язку підтверджувати цільове використання палива подорожніми листами та первинними чеками з АЗС.

https://7eminar.ua/news/18619-yak-oblikovuvati-palivni-kartki-azs-u-buxgalteriyi

Раді допомогти, звертайтесь ще!