Оформлення відрядження водія: дати, витрати та оподаткування ПДФО

Відрядження доцільно оформляти з дати, коли водій прибуває до автомобіля і починає рух у міжнародний рейс, витрати на проїзд громадським транспортом до місця стоянки можна відшкодувати як витрати на проїзд у межах відрядження за підтвердними документами через авансовий звіт, і за таких умов оподатковуваний дохід з ПДФО та військовим збором не виникає.

Обґрунтування

1. Дата початку відрядження для водія. Відповідно до п. 7 розд. І Інструкції № 59 днем вибуття у відрядження є день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи працівника, а днем прибуття – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. Для міжнародних перевезень водія такий період розглядається як відрядження, з гарантіями добових, проїзду та проживання (ст. 121 КЗпП, посилання є у фрагменті 7). З урахуванням вашого поділу (роз’їзний характер у межах України, відрядження – міжнародний рейс) логічно в наказі про відрядження визначити датою початку відрядження момент, коли водій прибув до автомобіля на стоянці й почав рух у міжнародний рейс, а не дату перетину кордону, оскільки вже з цього моменту він фактично виконує закордонне завдання.

2. Можливість відшкодування проїзду громадським транспортом. Для відряджень працівнику гарантуються витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (ст. 121 КЗпП, посилання у фрагменті 7; аналогічний підхід щодо підтвердження проїзду – в п. 170.9 ПКУ через відшкодування витрат на проїзд, у тому числі на орендованому транспорті, згідно з абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ПКУ). Якщо в наказі передбачити, що відрядження починається з моменту виїзду працівника з місця проживання (роботи) до місця стоянки автомобіля, витрати на квиток громадського транспорту є витратами на проїзд у відрядженні й можуть відшкодовуватися підприємством у межах фактичних витрат за наявності підтвердних документів (квиток, чек, банківська виписка).

3. У якому документі відображати витрати на проїзд. Витрати на проїзд у відрядженні є підзвітними й відображаються у звіті про використання коштів (авансовому звіті), який подається після завершення відрядження разом із підтвердними документами; ПКУ прямо пов’язує неоподатковуване відшкодування витрат з відрядження із документальним підтвердженням та порядком звітування підзвітних сум (пп. 170.9.1, 170.9.3 ПКУ, посилання – у фрагменті 9). Окремий «звіт про відрядження» можна мати як внутрішній документ, але для цілей податків і обліку ключовим є саме звіт про використання коштів з доданими квитками.

4. Оподаткування відшкодованих витрат на проїзд. За абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ПКУ не є доходом працівника сума відшкодованих у встановленому порядку витрат на відрядження, зокрема на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження, якщо є підтвердні документи. За наявності квитка та/або банківської виписки витрати на проїзд громадським транспортом у межах визначеного наказом періоду відрядження не створюють оподатковуваного доходу ні для ПДФО, ні для військового збору. Якщо ж поїздка не оформлена як частина відрядження і відсутній зв’язок із відрядженням / госпдіяльністю, податківці можуть розцінити відшкодування як додаткове благо з оподаткуванням за загальними правилами.

Рекомендовано відкоригувати накази та Положення про відрядження так, щоб період відрядження для міжнародних рейсів починався з моменту виїзду водія до місця стоянки автомобіля, що дозволить безподатково компенсувати проїзд за наявності підтвердних документів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?