Втрата документів через обставини: що робити ФОПу далі

Так, ФОП правомірно вів товарний облік у паперовій Формі №496 і зберігав паперову первинку, але після їх знищення необхідно зафіксувати факт втрати, повідомити ДПС та, за загальним правилом, відновити документи.

Оскільки ФОП реалізує технічно складні побутові товари, він зобов’язаний вести товарний облік відповідно до п. 12 ст. 3 Закону №265 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#n62 та Порядку, затвердженого наказом Мінфіну №496 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1411-21#Text. При цьому п. 2 розд. II Порядку №496 дозволяє ФОП самостійно обирати паперову або електронну Форму обліку, тому ведення книги на папері було правильним; обов’язку переводити всю первинку в електронний вигляд немає.

У разі знищення документів діє п. 44.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/conv#n1110: протягом 5 днів з дня події слід письмово повідомити ДПС за основним місцем обліку та додати документи, що підтверджують обставини знищення (довідку, акт ДСНС, поліції, акт про пошкодження тощо). За загальним правилом втрачені документи потрібно відновити протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до ДПС. Аналогічний алгоритм наведений у ЗІР,. категорія 129.07 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=44544

Тому варто відновити і саму Форму №496, і первинні документи на товар настільки, наскільки це можливо: отримати дублікати накладних у постачальників, використати збережені електронні документи, банківські дані та фіскальні чеки. Окремо слід оформити документ про знищення товару: Порядок №496 прямо передбачає первинний документ, що засвідчує знищення або втрату товарів, із зазначенням їх вартості за ціною придбання.

Якщо склад знаходився на території активних бойових дій або тимчасово окупованій території і документи знищені саме внаслідок бойових дій, додатково може застосовуватися спеціальний порядок за пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ; сам по собі ракетний удар на іншій території автоматично права на цей режим не дає.

Можна також скористатися зразком «Повідомлення про знищення первинних документів внаслідок ракетної атаки»: хоча він підготовлений переважно для юридичних осіб, його можна адаптувати і для ФОП, змінивши реквізити та опис обставин. Повідомлення про знищення первинних документів внаслідок ракетної атаки

Раді допомогти, звертайтесь ще!