Чи потрібно вказувати ПІБ у ВН при продажу товару

Так, у видатковій накладній потрібно зазначати посаду та прізвище/ПІБ особи, яка отримує товар, незалежно від того, оформлена вона на папері чи підписана електронним підписом. Ця вимога стосується як ТОВ, так і ФОП на 2 групі єдиного податку.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, первинний документ повинен містити посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, а також особистий підпис або інші дані, які дозволяють ідентифікувати учасника операції.

У паперовій видатковій накладній зазначають посаду одержувача, наприклад «ФОП», «водій-експедитор», «комірник», «менеджер», його прізвище та ініціали й особистий підпис. Для уникнення суперечок щодо ідентифікації рекомендовано вказувати повне ім’я та прізвище. Якщо товар отримує не керівник ТОВ або не особисто ФОП, у накладній чи супровідних документах обов’язково зазначають реквізити документа, що підтверджує повноваження одержувача, — письмової довіреності або договору відповідно до п. 2.4 Положення №88. Відсутність ПІБ або підпису одержувача створює ризик визнання податковими органами операції нереальною з подальшим зняттям витрат або податкових зобов’язань/кредиту.

Електронні первинні документи застосовують за умови дотримання законодавства про електронні документи, як передбачено ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV та пп. 2.2, 2.4 Положення №88. Особу підписанта ідентифікують за кваліфікованим сертифікатом електронного підпису, який містить його ПІБ, РНОКПП та відомості про статус/організацію.

Водночас електронна форма не скасовує вимоги щодо зазначення посади та прізвища. Ці дані повинні відображатися в реквізитах самої накладної або у візуальному штампі електронного підпису сервісу документообігу, наприклад «Вчасно» чи «M.E.Doc». Підписувати накладну може особисто ФОП, керівник ТОВ або найманий працівник, якому повноваження на підписання первинних документів офіційно делеговано наказом чи довіреністю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!