Помилка в звіті по ЄСВ: лікарняний чи майбутній період

Попередня рекомендація ґрунтувалася на правилах відображення допомоги та виправлення сумових помилок, однак під час подання вашого уточнення виявилося технічне обмеження: система не приймає КТН «2» за червень–вересень у травневому Д1, оскільки визначає ці місяці як майбутні. Тому повторювати відхилений звіт не потрібно. У вашій ситуації залишаємо вже прийняті помісячні суми допомоги та виправляємо травневі помилки й необхідні доплати ЄСВ.

Первісна порада спиралася на дві норми. За пп. 2 п. 2 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449, та п. 1 розд. IV Порядку заповнення Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0111-15#Text), усю допомогу потрібно відображати в місяці нарахування з розподілом за місяцями відпустки. Водночас пп. 6 п. 9 підрозд. 3 розд. III Порядку №4 передбачає виправлення сум доходу та ЄСВ після закінчення звітного періоду через КТН «2» для збільшення та «3» для зменшення, без ознак «0/1» у графі 25.

Отже, рекомендація поєднувала правило відображення всієї допомоги у травні та правило сумового виправлення через КТН «2»/«3». Проте для перехідних декретних таке поєднання не узгоджене з програмним контролем приймання: у травневому уточненні система відхиляє червень–вересень із КТН «2». Це обмеження виявилося саме за результатом подання та отриманої квитанції. Через нього запропонований спосіб виявився непридатним для практичного приймання вашого звіту.

Рішення залишити вже прийняті суми допомоги помісячно ґрунтується на збереженні персоніфікованих даних працівниці. За Законом України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17) дані про заробіток і страховий стаж обліковуються за місяцями, за які нарахований дохід, — відповідно до графи 10. Якщо звіти за червень–вересень прийняті та суми відображені за відповідними місяцями, повторно переносити їх із ризиком дублювання даних не потрібно. Це не змінює первісного правила нарахування допомоги, а дозволяє зберегти вже прийняті відомості та виправити конкретні помилки.

За травень подайте Податковий розрахунок із типом «Уточнюючий» за II квартал 2026 року з додатком ФІЗ-Д1 за травень — місяць «2». Рядків із КТН «2» за червень, липень, серпень і вересень до цього додатка не включайте.

Зайве донарахування до мінімальної бази за травень зніміть окремим рядком: графа 08 — «1», графа 09 — КТН «3», графа 10 — «052026», графа 18 — сума зайвої додаткової бази, яку нарахував попередній бухгалтер, графа 20 — відповідний зайво нарахований ЄСВ, тобто додаткова база × 22%. Суми зазначайте без знака «мінус», графу 25 залиште порожньою. Зменшення ЄСВ перенесіть до рядка 6 та підрядка 6.1 розділу I основної частини уточнюючого Розрахунку.

Помилку в кількості днів за травень — «29» замість «28» — виправте через вилучення та введення рядка. Першим рядком повністю повторіть раніше прийнятий запис із категорією «42», місяцем «052026», помилковими «29» днями у графі 15 та раніше зазначеними сумами допомоги й ЄСВ. У графі 25 поставте «1» — вилучення. Другим рядком уведіть правильні дані: категорія «42», місяць «052026», графа 15 — «28», правильні показники допомоги та ЄСВ, графа 25 — «0» — введення. Графу 14 із «31» днем трудових відносин не змінюйте.

Ознаки «1/0» тут застосовуються для виправлення кількості днів. Якщо через зайвий день були завищені також сума допомоги та ЄСВ, сумове зменшення потрібно відокремити від виправлення реквізиту та провести через КТН «3».

За червень потрібно відобразити доплату до мінімального внеску. За допомоги 8 522,10 грн додаткова база становить 8 647 − 8 522,10 = 124,90 грн, а додатковий ЄСВ — 124,90 × 22% = 27,48 грн.

Щоб не подавати окреме уточнення за червень, зазначте цю доплату в поточному Розрахунку ФОП за III квартал 2026 року у ФІЗ-Д1 за липень: графа 08 — «1», графа 09 — КТН «2», графа 10 — «062026», графа 18 — 124,90 грн, графа 20 — 27,48 грн, графа 25 — порожня. Червень щодо липня є минулим періодом, тому обмеження, зазначене у вашій квитанції, до такого рядка не стосується. Суму донарахованого ЄСВ відобразіть у рядку 4 та підрядку 4.1 основної частини Розрахунку.

За вересень доплату покажіть у звітному ФІЗ-Д1 за вересень — місяць «3» III кварталу. Строк подання Розрахунку за III квартал 2026 року триває до 9 листопада 2026 року.

За середньоденної допомоги 284,07 грн сума за 6 днів вересня становить 1 704,42 грн. Додаткова база — 8 647 − 1 704,42 = 6 942,58 грн, додатковий ЄСВ — 6 942,58 × 22% = 1 527,37 грн. Заповніть окремий рядок: графа 08 — «1», графа 09 — КТН «13», графа 10 — «092026», графа 18 — 6 942,58 грн, графа 20 — 1 527,37 грн. У звичайному звітному додатку графу 25 не заповнюють.

Якщо всю суму ЄСВ сплатили своєчасно, помилка в місяці відображення сама по собі не створює недоїмки та підстав для штрафу за несвоєчасну сплату й пені. Якщо внесок сплачувався із запізненням частинами, залишення прийнятих помісячних сум не усуває питання своєчасності сплати. Повторне включення допомоги до травня також не виправило б цієї обставини.

Раді допомогти, звертайтесь ще!