Перехід на нову систему обліку: вплив на ПДВ і накладні

Так, змінити аналітику розрахунків з «розрахункових документів» на «договори» дозволено, це внутрішнє рішення підприємства; перехід слід формально закріпити в обліковій політиці, технічно узгодити сальдо станом на 01.01.2026 та контролювати, щоб правило «першої події» з ПДВ виконувалося незалежно від обраного розрізу аналітики.

Обґрунтування

1. Аналітичні розрізи розрахунків визначає саме підприємство.
   Організація бухгалтерського обліку, у тому числі вибір аналітичних розрізів (за договорами, додатками, документами), належить до компетенції підприємства і його власника, а не контрагентів чи податкових органів, що прямо випливає зі ст. 8 Закону про бухоблік та ст. 2 цього Закону. Тому перехід із обліку в розрізі розрахункових документів на облік у розрізі договорів є допустимим рішенням і не порушує цивільно-правових відносин.

2. Зміна аналітики не змінює правил визначення ПДВ за першою подією.
   Податкові зобов’язання з ПДВ визначаються не за тим, як ви ведете аналітику в програмі, а за датою «першої події» відповідно до п. 187.1 ПКУ. Тому й до, і після 01.01.2026 ви повинні складати податкові накладні на дату отримання авансу або постачання (акт/накладна) – залежно від того, що відбулося раніше, незалежно від того, чи прив’язаний цей аванс/акт у програмі до рахунку, чи до договору.

3. Як технічно провести перехідний період.
   Рекомендований алгоритм дій:

   1. На 31.12.2025 сформуйте оборотно-сальдові відомості за рахунками розрахунків (361, 631 тощо) в розрізі контрагентів і документів.
   2. На 01.01.2026 в BAS відкрийте ті самі сальдо вже в розрізі договорів, забезпечивши, щоб сума по договору дорівнювала сумі по всіх «старих» документах за цим договором.
   3. Формально зафіксуйте зміну підходу в наказі про облікову політику (опис способу ведення аналітичного обліку розрахунків).
   4. Для «перехідних» операцій (аванс у 2025 – акт у 2026, чи навпаки) забезпечте в BAS можливість ідентифікувати, до якого договору і першої події вони належать, щоб правильно сформувати/перевірити ПН.
   5. Проведіть звірку з основними контрагентами, щоб підтвердити узгоджені сальдо по договорах.

4. Можливі наслідки та ризики для ПДВ.
   Основний ризик не в самій зміні аналітики, а в тому, що система може некоректно «бачити» першу подію, якщо розрахунки штучно розбиваються чи не згорталися в межах одного договору, як уже відзначалося для ситуацій з обліком по додатках до договору. Якщо в BAS налаштовано формування ПН «по договору», потрібно впевнитися, що:

   • усі аванси та акти, пов’язані з договором, потрапляють в один блок аналітики;
   • не виникає ситуацій, коли ПН не формується або формується дублюючою тільки через технічну зміну розрізу обліку.

Зверніть увагу

Якщо під час переходу частина авансів/актів 2025 року була підставою для ПН, а в BAS ви відкриєте лише зведене сальдо по договору без деталізації, важливо зберегти в системі або архіві деталізовану первинку і реєстр ПН, щоб при перевірці можна було чітко показати відповідність між першою подією, первинним документом і ПН, згідно з вимогами Закону про бухоблік і ПКУ.

Коректно оформлений перехід на новий розріз аналітики розрахунків не створює сам по собі податкових наслідків, якщо правила визначення дати першої події з ПДВ дотримані по всіх операціях.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?