Правильне складання податкової накладної при дебіторській заборгованості

Податкову накладну слід скласти на замовника (постраждалу юрособу), а датою її складання буде дата першої події, тобто вересневе надходження коштів від страхової; для підтвердження операції потрібні договірні документи з замовником і пакет документів від страхової, які однозначно пов’язують платіж із конкретним ремонтом цього замовника.

Обґрунтування

1. Дата та підстава для складання ПН — перша подія. Податкові зобов’язання з ПДВ виникають на дату першої події: або надходження коштів, або оформлення акта виконаних робіт (для послуг – документа, що підтверджує їх постачання) згідно зі статтею 187 Податкового кодексу України (стаття 187 Податкового кодексу України). У вашій ситуації першою подією є перерахування коштів страховою у вересні, отже ПН треба складати у вересні на суму, що відноситься до майбутніх робіт, навіть якщо акт підписано в жовтні.

2. На кого складається ПН при оплаті третьою особою. Податкова накладна за операцією з постачання послуг повинна складатися на особу, якій фактично надаються послуги, незалежно від того, що оплату здійснює третя особа (страхова компанія) згідно зі статтями 185, 187 та 201 Податкового кодексу України (201 Податкового кодексу України). Це узгоджується з позицією ДПС щодо послуг, оплачених третьою особою, де прямо вказано, що ПН складає постачальник на покупця, навіть якщо оплата надходить від іншої особи.

3. Порядок складання та реєстрації ПН. ПН складається в електронній формі на дату виникнення податкових зобов’язань та реєструється в ЄРПН, при цьому вона оформлюється на кожне повне або часткове постачання, а також на суму авансу (попередньої оплати) відповідно до п. 201.7 та п. 201.10 Податкового кодексу України (Податковий кодекс України). У вашому випадку це звичайна ПН на замовника на суму отриманого від страхової авансу (або повної вартості, якщо оплата покриває всю вартість робіт), з подальшим закриттям цієї передоплати актом у жовтні в бухгалтерському обліку.

4. Документи від замовника. Для належного документального оформлення замовник має надати:

   • договір (або додаткову угоду) на виконання робіт, де він виступає замовником;
   • акт виконаних робіт за жовтень з його підписом;
   • лист / заява про те, що страхова компанія має право оплатити за нього конкретний ремонт (посилання на номер договору ремонту, транспортний засіб, суму).

5. Документи від страхової компанії. Від страхової слід отримати:

   • страховий договір або витяг з нього, де видно, що відшкодування стосується саме цього страхового випадку та цього замовника;
   • страховий акт (рішення про виплату страхового відшкодування із зазначенням суми, об’єкта і вигодонабувача);
   • платіжне доручення/виписку з банку з призначенням платежу, де зазначено, що кошти перераховано в оплату ремонту (із зазначенням замовника/договору);
   • за можливості – тристоронню угоду або лист страхової про те, що платіж здійснено за замовника в рахунок конкретних робіт.

Правильне визначення першої події та фіксація, що фактичним отримувачем робіт є замовник, забезпечує коректне складання ПН і мінімізує ПДВ-ризики.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?