Як оформити керівництво засновника без трудового договору

Залишати діючим старий КЕП директора після його звільнення не можна, потрібно скасувати цей підпис, внести зміни щодо керівника в ЄДР і вже на підставі оновленого витягу оформити новий КЕП на засновника як особу, що здійснює управління без трудового договору; саме це і буде коректним документальним оформленням «безкоштовного» управління, яке мінімізує претензії податкової та Держпраці.

Обґрунтування

1. Старий ЕЦП звільненого директора використовувати не можна. Податкова декларація повинна містити ініціали, прізвище та підпис посадових осіб платника податків і бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, відповідальною за бухгалтерський облік згідно з п. 48.5 Податкового кодексу України. Після звільнення особа перестає бути керівником, тому її КЕП, виданий як директора, є аналогом «чужого» підпису, а його подальше використання як підпису керівника є неприпустимим і створює ризики для дійсності поданих документів.

2. Управління засновником без трудового договору можливе, але це не «директор без зарплати». Управління товариством може здійснюватися або його органами, або безпосередньо єдиним учасником – фізичною особою за умови прийняття ним відповідного рішення та внесення відомостей до ЄДР, а також допускається «інший» варіант управління, якщо він прописаний в установчих документах відповідно до ст. 97 Цивільного кодексу України. У статуті мають бути визначені органи управління, їх компетенція та порядок прийняття рішень, що прямо випливає зі ст. 88 ЦКУ. У такій моделі засновник діє як орган управління, а відносини є корпоративними, тому нарахування заробітної плати не вимагається.

3. Які кроки потрібні, щоб оформити управління засновником без зарплати.

   • Перевірити статут: він має прямо передбачати можливість управління підприємством безпосередньо засновником (учасником) без укладення трудового договору. Якщо таких положень немає або є посилання на вже нечинні норми ГКУ, слід внести зміни до статуту із відсилкою до ст. 97 ЦКУ.
   • Прийняти рішення засновника: для ТОВ це протокол загальних зборів або одноособове рішення єдиного учасника, де окремими пунктами: а) фіксується звільнення директора як найманого працівника; б) зазначається, що управління товариством здійснює засновник без укладення трудового договору, без нарахування винагороди.
   • Потім трудові відносини з директором потрібно припинити за КЗпП із виплатою всіх належних сум і оформленням наказу про звільнення.

4. Зміни в ЄДР обов’язкові, і саме на них «зав’язується» новий КЕП. Відомості про керівника юрособи та інших осіб, що можуть діяти від її імені, обов’язково вносяться до Єдиного державного реєстру, зокрема щодо ПІБ, РНОКПП та наявних обмежень представництва за п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону №755-IV. Для реєстрації змін щодо керівника держреєстратору подають заяву за формою 2 і рішення засновника про покладення управління на нього без трудового договору відповідно до ч. 4 ст. 17 Закону №755. Саме оновлений витяг з ЄДР (де засновника буде зазначено як особу, що виконує функції керівника/уповноваженої особи) є підставою для видачі йому нового КЕП вже не як «директору‑працівнику», а як органу управління.

5. Як засновник надалі підписуватиме звітність. Закон про бухоблік дозволяє підприємству обрати форму організації обліку, зокрема самостійне ведення обліку та складання звітності власником або керівником підприємства відповідно до п. 4 ст. 8 Закону № 996. Після внесення засновника як керівника/уповноваженої особи до ЄДР він отримує КЕП на свій статус і підписує фінансову та податкову звітність вже цим новим ключем як власник, що здійснює управління, а не як звільнений директор.

Зона ризику

Використання КЕП особи, яка за даними ЄДР та кадрових документів уже не є керівником, може дати податковій підстави вважати, що декларація не підписана належною посадовою особою, оскільки п. 48.5 ПКУ вимагає підпису саме чинного керівника, а також створює ризики для дійсності договорів і первинних документів, підписаних таким КЕП.

Щоб уникнути претензій і з боку податкової, і з боку Держпраці, вам потрібно не тримати «мертвий» КЕП директора, а юридично оформити модель управління засновником і отримати для нього окремий КЕП на підставі оновлених даних ЄДР.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?