Обґрунтування норм витрат пального для нового авто у 2026 році

Підприємство може самостійно визначити та затвердити норми витрат пального для нового автомобіля за результатами контрольних замірів з урахуванням даних виробника. Звернення до ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт» не є обов’язковим: розроблення індивідуальних норм є платною послугою, яка має сенс для специфічної техніки або для максимального зменшення податкових ризиків.

Наказ Мінтрансу №43 втратив чинність 02.11.2023 на підставі наказу Мінінфраструктури №1011. Нових обов’язкових державних норм профільне міністерство не затвердило. «Методичні рекомендації» та «Базові норми витрат», схвалені Науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт» 17.11.2023, не є нормативно-правовими актами та мають рекомендаційний характер. Статті 8 і 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text передбачають самостійне визначення підприємством правил документообігу та дають підстави затверджувати внутрішні економічно обґрунтовані норми списання матеріальних ресурсів.

Для автомобілів, норми щодо яких були затверджені до 01.11.2023 і не перезатверджувалися після скасування наказу №43, рекомендується оформити поточний наказ керівника про продовження застосування раніше встановлених показників. Орієнтиром можуть бути колишні Норми №43 або актуальні Базові норми ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт».

Для самостійного встановлення норми на новий автомобіль керівник видає наказ про створення технічної комісії. Вона опрацьовує технічну документацію та паспорт виробника, а також перевіряє наявність відповідної моделі у відкритих Базових нормах ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт», показники яких можна використати як орієнтир.

Контрольні заміри проводять у типових для підприємства умовах експлуатації: автомобіль заправляють до повного бака, фіксують показання спідометра, а після поїздки повторною повною заправкою визначають кількість фактично витраченого пального. Для точнішого результату доцільно провести декілька замірів. Результати оформлюють Актом контрольних замірів (встановлення норм), який підписують члени комісії.

На підставі акта керівник видає наказ про встановлення та затвердження норм витрат пального для конкретного автомобіля. У ньому зазначають базову лінійну норму й коригувальні коефіцієнти, зокрема для роботи взимку, міського циклу та поїздок із причепом. Структуру коефіцієнтів можна запозичити з розд. 3 Методичних рекомендацій ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт».

Інший варіант — укласти з ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт» договір на розроблення тимчасових індивідуальних норм. Перевагою є максимальний захист від зауважень під час податкових перевірок, оскільки контролери звикли до розрахунків цього інституту. Водночас послуга потребує оплати й часу, а встановлення тимчасової норми строком до двох років передбачає подальшу звітність щодо її апробації. Таке звернення має практичний сенс для рідкісного або переобладнаного автомобіля без заводських даних про витрати пального чи за прагнення повністю виключити дискусії з контролерами.

Щоденний або щотижневий облік експлуатації автомобіля потрібно вести в подорожніх (маршрутних) листах чи інших звітах власної форми. У них зазначають дату, маршрут, зв’язок поїздок із господарською діяльністю, показання спідометра, рух пального та підписи відповідальних осіб відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Щомісячне списання оформлюють зведеним Актом на списання пального.

Якщо перевищення норми спричинене необґрунтованими витратами, наприклад особистими поїздками водія, виникає ризик нарахування компенсуючих податкових зобов’язань із ПДВ за пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Вартість такого понаднормового пального може бути визнана додатковим благом працівника за пп. 164.2.17 ПКУ з утриманням ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 та військового збору за ставкою 5%.

Раді допомогти, звертайтесь ще!