Чи зобов'язаний ФОП вести кадровий облік як ТОВ

ФОП з найманими працівниками зобов’язаний вести основні кадрові документи так само, як юрособа, але частину документів (штатний розпис, особові справи, колдоговір тощо) може не оформлювати.

На ФОПа-роботодавця поширюється все трудове законодавство. Законодавство про працю регулює трудові відносини осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами, тому ФОП-роботодавець повинен виконувати приписи КЗпП так само, як інші роботодавці (ст. 3, 4 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141). Це означає обов’язок належного оформлення прийняття, звільнення, режиму роботи, оплати праці тощо.
Для ФОПа з найманими працівниками обов’язковими є:

• письмові трудові договори (за загальним правилом) з кожним працівником (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП);
• накази з кадрових питань (прийняття, звільнення, відпустки, переведення тощо), які можуть бути за типовими формами або у довільній формі;
• повідомлення до ДПС про прийняття працівників;
• графік відпусток, оскільки черговість відпусток визначається графіком для всіх роботодавців без винятку (ст. 10 Закону № 504 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n87);
• правила внутрішнього трудового розпорядку, з якими працівника треба ознайомити до початку роботи (ст. 29 КЗпП);
• табель обліку робочого часу, як первинний документ для обліку праці і нарахування зарплати, який згідно з Інструкцією № 286 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1442-05#o5 поширюється і на ФОПів;
• розрахункові відомості із нарахування заробітної плати та документи щодо її виплати, які мають тривалі строки зберігання за Переліком № 578/5 (п. 1.4 Переліку).

Форми документів можуть бути спрощеними: замість усіх типових форм ФОП може використовувати власні, з мінімально необхідними реквізитами.
Частину інформації (наприклад, посадові обов’язки, конкретний графік роботи) можна деталізувати у трудовому договорі, тоді окремі посадові інструкції інколи не потрібні.
Місце та спосіб зберігання документів ФОП обирає самостійно, оскільки Правила діловодства № 1000/5 формально на ФОПів не поширюються, головне — дотримати строки зберігання і можливість надати документи при перевірці.

Раді допомогти, звертайтесь ще!