Правила компенсації витрат на закордонне відрядження працівника

Добові та витрати перераховуються за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Також перевіряєте чи не перевищує сума добових 80 євро за щоденним курсом.

Якщо працівнику для закордонного відрядження виданий аванс в гривні, розрахунки відбувались із карткового рахунку у гривнях, не виникало валютної складової. Відповідно не виникли курсові різниці в розумінні НП(С)БО 21 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00.

Тому розрахунки слід проводити за офіційним курсом НБУ, що діє на дату подання підтвердних документів, затвердження авансового звіту. Якщо сума виплачених добових менше ніж отримана внаслідок перерахунку - працівнику слід доплатити різницю. І навпаки, якщо сума менше - зайву суму слід повернути.

До оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251001#n3965

Тож слід перевіряти чи не перевищує виданий гривневий еквівалент добових на кожен день відрядження еквівалент 80 євро на добу по курсу на кожен такий день з метою визначення чи не виникає оподатковуваного ПДФО та ВЗ доходу на суму так званих «понаднормових» добових.

Розраховуємо суму добових окремо за кожний день відрядження у гривнях за курсом НБУ, встановленим у цей день. Для цього 80 євро множимо на щоденний курс.

Далі отримані суми потрібно скласти разом і порівняти з сумою, що була розрахована на дату затвердження авансового звіту. Якщо гривневий еквівалент добових на дату затвердження звіту перевищує отриману внаслідок щоденного перерахунку суму – виникло перевищення суми добових за рахунок курсових різниць. Сума перевищення підлягає оподаткуванню з застосуванням натурального коефіцієнта (п.164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627

Якщо курс, який діяв на дату здійснення витрат працівником, відрізняється від курсу НБУ, встановленого на дату затвердження авансового звіту, сума витрачена працівником в гривневому еквіваленті буде відрізнятися від суми відшкодування.

Якщо у працівника списалась більша сума, ніж на дату затвердження звіту, сума, яка виникла внаслідок зміни курсу, вважається банківськими витратами. Якщо підприємство компенсує цю суму працівнику, має бути оподаткування ПДФО та ВЗ, оскільки банківські витрати не входять в перелік неоподатковуваних доходів у відрядженні (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260531#n3965).

Пунктом 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 визначено, що здійснені у відрядженні витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965, якщо для проведення розрахунків під час відрядження використовувався платіжний інструмент (особиста або корпоративна платіжна картка), вартість витрат підтверджується документом у паперовій або електронній формі, що містить відомості про виконані платіжні операції, зокрема випискою та/або відомостями з рахунку.

Детально у нашому матеріалі https://7eminar.ua/news/8849-grivnevi-kartki-u-valyutnomu-vidryadzenni

Раді допомогти, звертайтесь ще!