Закріплення службового автомобіля за директором: документи та списання пального

Так, можна закріпити службовий автомобіль за директором для поїздок у службових цілях, це оформлюється внутрішніми наказами/положеннями та підтверджується первинними документами, а пальне списують за актом на підставі подорожніх (маршрутних) листів і затверджених норм витрат.

Обґрунтування

1. Можливість закріпити авто за директором. Використання автомобіля у службових поїздках, пов’язаних із господарською діяльністю, не створює додаткового блага, якщо відсутні особисті поїздки директора, оскільки вартість користування майном у службових цілях не підпадає під оподаткування як додаткове благо за пп. 164.2.17 Податкового кодексу України. Закріплення авто за директором роблять наказом, де прямо зазначають, що автомобіль використовується виключно для службових потреб.

2. Документальне оформлення використання службового авто. Для правильного оформлення доцільно:

   • видати наказ про введення авто в експлуатацію та наказ/положення про порядок використання службового транспорту;
   • у наказі про закріплення авто зазначити марку і держномер авто, директора як користувача, мету використання (лише службові поїздки), заборону особистого використання;
   • затвердити власну форму подорожнього (маршрутного) листа та порядок його заповнення;
   • у положенні/наказі визначити: порядок оформлення поїздок, облік пробігу, місце стоянки авто, правила обліку та списання пального.
     Первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити згідно зі ст. 9 Закону № 996-XIV, тому підприємство може розробити свої форми маршрутних (подорожніх) листів.

3. Первинні документи для поїздок і списання пального. Для підтвердження службових поїздок доцільно щоденно або на кожну поїздку оформлювати подорожній/маршрутний лист, де фіксують:

   • дату, авто, ПІБ директора (як водія або користувача);
   • маршрут із конкретними адресами;
   • службову мету поїздки (зустріч із клієнтом, банк, податкова тощо);
   • показники спідометра на початок і кінець, пробіг;
   • залишок і витрату пального.
     На підставі цих документів та затверджених норм витрат пального складають акт списання пального один раз на місяць, який є підставою для відображення витрат у бухобліку.

4. Бухгалтерські проведення при списанні пального. Пальне, використане в межах норм на службові поїздки директора, списують залежно від напряму використання авто. Приклад:

За належного документального підтвердження службового характеру поїздок податківці не мають підстав вважати витрачене пальне додатковим благом чи негосподарськими витратами.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?