Визнання витрат: чи достатньо квитанції без акта виконання

Для визнання витрат однієї лише квитанції про оплату зазвичай недостатньо, але якщо вона містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, її можна використати як первинку, а за відсутності таких реквізитів доцільно оформити внутрішній акт (самоакт) і додати до нього квитанцію.

Обґрунтування

1. Витрати визнаються за первинними документами, а не за фактом оплати. Витрати відображаються у періоді їх здійснення за принципом нарахування, а підставою є первинні документи, оформлені з обов’язковими реквізитами, визначеними ст. 9 Закону №996-XIV. Платіжний документ сам по собі підтверджує оплату, але не завжди належно фіксує факт і зміст послуги.

2. Якщо квитанція містить усі реквізити первинного документа, її можна визнати первинкою. У квитанції мають бути, зокрема: назва постачальника (РСЦ МВС), назва підприємства-платника, зміст і обсяг послуги (зберігання номерного знака, період), сума, дата, підпис/ідентифікатор відповідальної особи тощо. Якщо ці дані наявні, така квитанція може виконувати функцію первинного документа для відображення витрат відповідно до ст. 9 Закону №996-XIV.

3. Якщо реквізитів недостатньо, оформіть внутрішній акт і додайте до нього квитанцію. Коли від контрагента немає належного первинного документа, допускається складання внутрішнього первинного документа (акта) відповідальною особою з описом послуги, періоду, суми, на підставі якого відображаються витрати, а квитанція про оплату додається як підтвердження розрахунку; таку можливість прямо передбачено п. 2.5 Положення №88.

У вашій ситуації варто оцінити зміст квитанції: якщо реквізитів достатньо — використовувати її як первинний документ, якщо ні — скласти внутрішній акт із доданням цієї квитанції.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?